Veel bedrijven stappen af van traditionele analoge vaste telefoondiensten en kiezen voor modernere VoIP-communicatieservices.
Meer dan 61% van de hedendaagse bedrijven over op VoIP-netwerkdiensten zodra hun vorige vaste communicatiecontract afloopt.
Maar ook al maakt VoIP het beheer van je bedrijfscommunicatie gemakkelijker, het naadloos overschakelen van je bedrijfscommunicatiesystemen vereist een aanzienlijke planning en uitvoering.
Het is belangrijk om een aantal factoren goed te overwegen voordat je overstapt op VoIP. Lees verder om meer te leren over de zes cruciale stappen die je moet kennen als je overstapt op VoIP.
Contact Momentum vandaag nog om uw communicatiesystemen efficiënt over te zetten op VoIP.
1. Betrouwbaarheid VoIP-netwerk
Wanneer je overschakelt op een VoIP-netwerk, is een belangrijke voorbereidende stap de betrouwbaarheid van de netwerkservice. Het laatste waar je bedrijf op zit te wachten na de overstap naar een VoIP-netwerk is servicestoringen.
Gelukkig kunnen veel VoIP-netwerkserviceproviders een stabiele en betrouwbare service bieden aan bedrijven die dat nodig hebben. VoIP-netwerkservice is een digitale technologiedienst die het omgaan met en routeren van onbeperkt gespreksvolume gemakkelijker maakt voor bedrijven.
VoIP-netwerktechnologie wordt steeds betrouwbaarder en aantrekkelijker voor bedrijven die willen overstappen van verouderde en traditionele analoge vaste telefoondiensten.
Veel VoIP-serviceproviders zijn zelfs bereid om betrouwbare netwerkconnectiviteit te garanderen in hun SLA’s of service level agreements.
Veel bedrijven beloven nu tot wel 99,99% VoIP netwerk uptime SLA garanties.. Om die 99,99% uptimegarantie in de juiste context te plaatsen, betekent dit dat uw bedrijf jaarlijks maximaal acht uur downtime heeft.
En een uptimegarantie van 99,999% via SLA betekent dat uw bedrijf op jaarbasis slechts vijf minuten downtime zal hebben.
Als dat geweldig klinkt, moet je onthouden dat elk professioneel bedrijf eerst controleert voordat het vertrouwen biedt. Als je bedrijf wil overstappen op een VoIP-netwerk, dan heb je vertrouwde betrouwbaarheid nodig.
2. Verificatie en vertrouwen
Het is belangrijk dat je een potentiële VoIP-provider de juiste vragen stelt over hun producten, diensten en ondersteuning.
Hier zijn een paar belangrijke vragen om te stellen:
- Is er netwerkredundantie aanwezig? Met andere woorden, heeft de serviceprovider meerdere redundante servers voor het geval er één uitvalt?
- Kunnen hun servers uw reguliere dataverkeer aan? Kunnen ze op verzoek worden geschaald als je extra capaciteit nodig hebt?
- Hoe ziet de klantenservice en ondersteuning eruit? Zijn ze beschikbaar wanneer u technische problemen ondervindt?
- Hoe gemakkelijk kun je in contact komen met medewerkers van de klantenservice over mogelijke VoIP-problemen? Bieden ze 24/7 ondersteuning? Is het lokaal?
Je moet ervoor zorgen dat een potentiële VoIP-provider de beschikbaarheid en servicekwaliteit heeft die aan je verwachtingen voldoet.
En tot slot, bekijk klantbeoordelingen van verschillende VoIP-serviceproviders op sociale media.
Weet waar je aan begint als het gaat om betrouwbaarheid voordat je bedrijf een VoIP-service contracteert.
3. Overgangsproces
Bij het migratieproces, ook wel bekend als het overgangs- of omschakelingsproces, wordt het communicatiesysteem van je bedrijf overgezet op een VoIP-netwerk.
Voordat je overstapt op een VoIP-netwerk, moet je weten wat het totale overstapproces inhoudt.
Een VoIP-overgang omvat ongetwijfeld meerdere stappen en technische processen.
Zorg ervoor dat je elke stap in het VoIP-overgangsproces goed begrijpt voordat het begint. Na de VoIP-overgang wilt u niet verkeerd geïnformeerd, verward of gehinderd worden door technische problemen.
Je wilt immers niet aan een nieuwe werkdag beginnen met je nieuwe VoIP-systeem om er dan langzaam achter te komen dat noch jij noch je personeel weet hoe het werkt of hoe je problemen moet oplossen.
Vraag naar een gedetailleerd overzicht van het VoIP-overgangsproces. Veel VoIP-overgangsprocessen kunnen minimaal zijn voor bedrijven met volledig digitale communicatiesystemen. Je moet zo’n ideaal echter niet als vanzelfsprekend beschouwen.
Uw VoIP-serviceprovider kan uw bedrijf vragen om bestaande telefoonnummers over te dragen naar nieuwe toestellen en telefoons. Mogelijk moet er nieuwe software worden geïnstalleerd. Mogelijk moeten er nieuwe telefoons en communicatieapparatuur worden geïnstalleerd. En bestaande telefoonnummers moeten mogelijk worden overgezet naar het nieuwe VoIP-systeem.
Training in het gebruik van het VoIP-systeem moet deel uitmaken van het overgangsproces. Je nieuwe VoIP-serviceprovider zou live- of webinar-trainingen moeten geven, zodat iedereen weet hoe het systeem werkt. Vraag of je handleidingen of online links naar video tutorials krijgt.
4. Opstart- en budgetteringskosten
VoIP, of Voice over Internet Protocol, zijn analoge telefoongesprekken die worden omgezet in datasignalen die worden verzonden via internetprotocollen.
Je kunt VoIP gebruiken om te bellen via het internet op dezelfde manier als je e-mail gebruikt of websites bezoekt.
VoIP-datatechnologie kan worden gebruikt met traditionele analoge telefoonsystemen of digitale cellulaire systemen.
Je moet al deze informatie begrijpen om beter te begrijpen hoeveel geld je moet uitgeven voor de overstap of het opstarten van je VoIP-service.
VoIP-netwerkservice is inherent betaalbaar in de meeste bedrijfssituaties, vooral omdat de meeste bedrijven in de 21e eeuw overschakelen op digitaal.
Als je bedrijf volledig digitaal is, hoef je geen nieuwe apparatuur aan te schaffen en zouden je opstartkosten nul moeten zijn. Vergeet niet dat VoIP gewoon telefoongesprekken via het internet zijn.
De overstap van een traditioneel analoog telefoonsysteem naar VoIP kan lage betaalbare kosten met zich meebrengen. Je betaalt misschien tientallen euro’s aan kosten voor de overgang van analoge naar digitale nummers en activering.
Er kunnen verplichte trainingsprocessen zijn die je bedrijf moet volgen, zodat iedereen vertrouwd is met VoIP. Er kunnen ook kosten in rekening worden gebracht voor VoIP-training.
De maandelijkse kosten voor VoIP-service liggen gemiddeld tussen $20 en $50 of meer voor kleine bedrijven. Maar als je bedrijf groeit, kunnen deze kosten veranderen.
Praat met de VoIP provider die je overweegt en vraag naar alle opstartkosten. Bij sommige VoIP-providers moet je bijvoorbeeld hun telefoonapparatuur kopen om je bedrijf te kunnen gebruiken.
Maak een lijst met vragen en overweeg alle mogelijke opstartkosten, zodat je je budget kunt raadplegen.
5. Op locatie of online gehoste VoIP-diensten?
Een van de meest cruciale beslissingen die je kunt nemen is om je VoIP-servicenetwerk op locatie of online te laten hosten.
Er zijn voor- en nadelen aan beide regelingen. Het kiezen van de juiste VoIP hosting setup is een persoonlijk doel dat afhangt van persoonlijke voorkeuren en zakelijke behoeften.
Als je een on-site VoIP-netwerk opzet, moet je misschien zelf extra apparatuur kopen, installeren en fysiek onderhouden met ondersteuning van de provider. En je zult ruimtes of ruimtes moeten hebben om de VoIP-hardware in onder te brengen.
Door je VoIP-installatie op locatie te hosten, heb je meer controle over de service en kun je beter bestuderen hoe het werkt.
Kiezen voor een online en cloud-gebaseerde VoIP hosting service is erg handig. Je kunt je richten op het beheren van je zakelijke behoeften, terwijl de VoIP hosting service je VoIP-netwerk installeert, onderhoudt, beheert en draaiende houdt.
In dit scenario hoef je geen (of heel weinig) VoIP-gerelateerde apparatuur aan te schaffen of verantwoordelijk te zijn voor het onderhoud ervan. Je zult echter volledig afhankelijk zijn van de professionaliteit van de VoIP-serviceprovider om je bedrijfscommunicatie draaiende te houden.
Kies heel verstandig voordat je zo’n beslissing neemt.
6. Beveiliging
Bedrijven worden bedreigd door cyberaanvallen zoals malware en virussen in e-mails, audiospam, het kapen en manipuleren van oproepen, phishing, denial of service en andere dagelijkse bedreigingen.
Vraag je VoIP-serviceprovider naar hun proactieve cyberbeveiligingsprotocollen en versleutelingsprotocollen. Vraag direct hoe uw VoIP-serviceprovider uw bedrijf en de gegevens zal beschermen.
Contact Momentum vandaag nog voor een adviesgesprek over het naadloos implementeren van op maat gemaakte cloud-gebaseerde communicatiesystemen in uw bedrijf.
Gerelateerd: 9 Grootste fouten die IT maakt bij het implementeren van een nieuw telefoonsysteem
