Bijna elk bedrijf haast zich om AI te integreren in hun workflows en processen.
Maar hoeveel van hen doen het goed?
AI is geen wondermiddel dat elk probleem kan oplossen.
Je moet het inzetten op een manier die de manier waarop je mensen werken ondersteunt. Tenslotte ontkent niemand de vele gebruiksmogelijkheden van AI.
De uitdaging voor veel bedrijven is om uit te vinden waar ze moeten beginnen.
Het goede nieuws: we gaan onderzoeken hoe je AI kunt toevoegen aan Microsoft Teams, inclusief:
- Uw wegen naar adoptie
- Belangrijke dingen om te overwegen voordat je begint
- Populaire gebruikssituaties op dit moment
- Veel voorkomende uitdagingen
- Andere nuttige inzichten over AI en Teams
Lees verder als je wilt weten welke stappen je moet nemen om AI in Microsoft Teams.
Aan de slag met AI in Microsoft Teams
AI toevoegen aan Microsoft Teams is niet moeilijk.
Microsoft heeft het proces vereenvoudigd in drie gemeenschappelijke paden.
Traject #1: Teampremie
Deze upgrade maakt basis-AI-functies in Teams mogelijk. Dit omvat transcripties van vergaderingen, AI-gegenereerde notities, samenvattingen en verbeterde beveiliging via end-to-end encryptie.
Dit kan het ideale pad zijn als je organisatie alleen basis AI-mogelijkheden nodig heeft. Deze optie is echter beperkt en ondersteunt alleen de beperkte mogelijkheden van een Teams Premium licentie.
Traject #2: Microsoft 365 Copilot
Deze optie geeft organisaties een kijkje in de keuken van wat er allemaal mogelijk is met AI, door AI te integreren in samenvattingen van vergaderingen, sentimentanalyse, het opstellen van documenten met behulp van organisatiegegevens en nog veel meer.
Dit is het ideale pad voor organisaties die geavanceerde AI-mogelijkheden willen die getest en eenvoudig te implementeren zijn en minder complex om te beheren.
Traject #3: Copiloot Studio
Deze optie geeft organisaties een meer aanpasbare versie van Copilot, waarmee ze AI-ervaringen op maat kunnen maken door de toegang tot gegevens te beperken en taakspecifieke bots te maken.
Dit pad is het meest geschikt voor organisaties die bots op maat willen maken om hun use cases en interne workflows te ondersteunen.
3 dingen die je moet weten voordat je AI inzet
AI heeft een enorm potentieel als het op de juiste manier wordt ingezet. Desondanks haasten veel organisaties zich om AI in te zetten zonder de basis te begrijpen.
Beoordelen van licentievereisten
Voordat je iets doet, moet je de licentievereisten voor AI in Teams begrijpen. Je moet de juiste licenties aanschaffen, Teams Premium, Microsoft 365 met Copilot of Copilot Studio.
Het is belangrijk om de huidige licentievereisten en prijzen te controleren, omdat deze regelmatig veranderen.
Begrijpen hoe gegevensbeveiliging werkt
Toegang tot gegevens blijft een van de grootste zorgen voor bedrijven die AI-oplossingen willen inzetten.
Verkeerd geconfigureerde machtigingen kunnen ertoe leiden dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot gevoelige gegevens.
Begin met het controleren van je interne beleid voor gegevenstoegang. Zo krijg je een duidelijk beeld van wie toegang heeft tot welke gegevens en voorkom je onbedoelde blootstelling van gegevens terwijl je AI uitrolt.
Strategische gebruikers identificeren
De meeste werknemers kunnen op de een of andere manier profiteren van AI, maar in eerste instantie wil je vaststellen welke gebruikers er het meeste baat bij hebben.
Gebruik de gebruiksrapporten van Microsoft 365 om te zien welke gebruikers kunnen profiteren van AI-functies. Richt je eerste implementatie op deze “power users” om de impact van je investering in een AI-oplossing te vergroten.
Populaire gebruikssituaties voor AI in Teams
Elk bedrijf wil samenwerking en productiviteit stimuleren. Daarom is het toevoegen van AI aan Microsoft Teams zinvol.
Maar hoe gebruiken bedrijven het vandaag de dag? Hier zijn een paar populaire use cases die we in de praktijk hebben gezien:
Transcripties en samenvattingen van vergaderingen automatiseren:Transcriberen, samenvatten en vervolgacties creëren voor vergaderingen. | Planning Conflicten:AI kan planningsconflicten stroomlijnen door nieuwe vergadertijden te vinden voor overlappende vergaderingen. | Real-Time Sentimentanalyse:Peil de gevoelens van een klant in realtime met AI-gestuurde sentimentanalyse. |
Presentaties en ontwerpdocumenten maken:Laat Copilot gegevens en bestanden ophalen uit ondersteunde Office 365 apps om presentaties, conceptdocumenten en rapporten te maken. | Controleer waar informatie vandaan komt:Configureer beleidsregels die de toegang tot gegevens van internet beperken, zodat je AI alleen toegang heeft tot doorgelichte interne gegevensbronnen. | Bouw aangepaste chatbots:Ondersteun meer geavanceerde en genuanceerde use cases zoals klantondersteuning of het ophalen van kennis uit historische gegevens met aangepaste chatbots. |
Transcripties en samenvattingen van vergaderingen automatiseren:
Transcriberen, samenvatten en vervolgacties creëren voor vergaderingen.
Planningsconflicten:
AI kan planningsconflicten stroomlijnen door nieuwe vergadertijden te vinden voor overlappende vergaderingen.
Real-Time Sentimentanalyse:
Peil de gevoelens van een klant in realtime met AI-gestuurde sentimentanalyse.
Presentaties en ontwerpdocumenten maken:
Laat Copilot gegevens en bestanden ophalen uit ondersteunde Office 365 apps om presentaties, conceptdocumenten en rapporten te maken.
Controleer waar informatie vandaan komt:
Configureer beleidsregels die de toegang tot gegevens van internet beperken, zodat je AI alleen toegang heeft tot doorgelichte interne gegevensbronnen.
Bouw aangepaste chatbots:
Ondersteun meer geavanceerde en genuanceerde use cases zoals klantondersteuning of het ophalen van kennis uit historische gegevens met aangepaste chatbots.
3 beperkingen die AI in Microsoft Teams beïnvloeden
Hoewel het doel is om elke implementatie naadloos te laten verlopen, moet je je bewust zijn van een aantal uitdagingen die invloed hebben op AI.
Deze beperkingen zijn onder andere:
- Beveiligingsproblemen: Een goede configuratie van toegangscontroles is cruciaal. Admins moeten Microsoft Sentinel actief bewaken om te controleren of AI-prompts geen ongeautoriseerde gegevens openen.
- Volwassenheid van functies: Sommige AI-mogelijkheden, zoals het genereren van Excel-formules en PowerPoint-verbeteringen, zijn nog in ontwikkeling en werden tijdens Microsoft Ignite 2024 benadrukt voor verbetering.
- Kostenoverwegingen: M365 Copilot kost $30 per gebruiker/maand met jaarlijkse betalingen of via een pay-as-you-go model. Aangepaste Copilot-bots vereisen aanvullende licenties, met pay-as-you-go-opties beschikbaar.
Hoe ziet de toekomst eruit voor AI in Microsoft Teams?
De toekomst van Microsoft Teams zal op de een of andere manier met Copilot te maken hebben, of het nu gaat om ingebouwde functies zoals die in Teams Premium of meer geavanceerde mogelijkheden die worden ontsloten via Microsoft 365 Copilot of Copilot Studio.
Wat de toekomst ook brengt, we verwachten een snelle vooruitgang in de technologie om nieuwe gebruikssituaties te ondersteunen, waaronder:
- Groei in AI-integratie: Contactcenters blijven een belangrijk aandachtspunt voor Microsoft. Ze hebben al AI-agenten aangekondigd voor unified communications en contact center-oplossingen. Je kunt verwachten dat concurrenten als Zoom en Cisco doorgaan met het ontwikkelen van nieuwe AI-tools, specifiek voor contactcentra.
- Telecom en AI: De focus van Microsoft verschuift van telecominfrastructuur naar AI. De verkoop van MetaSwitch weerspiegelt deze strategiewijziging, met meer nadruk op Copilot en Teams AI-mogelijkheden.
- Verbeterde contactcentra: AI zal een belangrijke rol spelen bij de modernisering van contactcentra, waarbij niet alleen spraak en e-mail worden gebruikt, maar ook voorspellende analyses en sentimentanalyses.
- Aanpassing en efficiëntie: Met tools zoals Copilot Studio kunnen organisaties AI-oplossingen bouwen die zijn afgestemd op specifieke workflows, waardoor de efficiëntie en ROI worden gemaximaliseerd.
Hoe pak je doorlopend onderhoud en beheer aan?
Zelfs de beste oplossingen vereisen doorlopend onderhoud en beheer.
AI is niet anders. Hoewel AI intelligent is, is het geen instel-en-vergeet-het oplossing.
Hier zijn een paar manieren waarop je organisatie de levensduur van je nieuwe AI-implementatie kan garanderen.
Gebruik controleren
Wat heb je aan een AI-tool als niemand het gebruikt?
Beheerders moeten regelmatig gebruiksrapporten en configuraties voor gegevensbeveiliging bekijken via Microsoft Sentinel om beter te begrijpen wie AI gebruikt, hoe het wordt gebruikt en hoe het de beveiliging beïnvloedt.
Je kunt gevoeligheidslabels gebruiken in Office 365 om ervoor te zorgen dat documenten en gegevens die met Copilot zijn gegenereerd voldoen aan het organisatiebeleid.
Aanpassen aan de behoeften van gebruikers
Het is onvermijdelijk dat je op een gegeven moment moet veranderen hoe je teams toegang krijgen tot AI. Dit is heel normaal.
Wat er ook gebeurt, zorg ervoor dat je AI-beleid en -mogelijkheden zich aanpassen aan de behoeften van gebruikers.
Uitrol moet iteratief zijn. Betrek in het begin van het proces afdelingen die veel gebruikt worden om de acceptatie en bruikbaarheid te verbeteren. Zodra het proces is afgerond, kun je de AI-mogelijkheden langzaam uitbreiden naar andere afdelingen om de ROI te meten en feedback te verzamelen.
Productupdates volgen
AI verandert bijna elke dag omdat Microsoft voortdurend updates en nieuwe functies voor Copilot uitbrengt.
Je beheerders moeten op de hoogte blijven van de nieuwste trends, updates en functies die naar het platform komen. Op die manier kun je snel de juiste functies integreren zodra ze beschikbaar zijn.
Haal nog meer uit je investering in Microsoft Teams
Microsoft Teams is wereldwijd het samenwerkingsplatform bij uitstek voor bedrijven in alle sectoren.
Haal het meeste uit je investering in Teams door krachtige AI-mogelijkheden te integreren in je processen en workflows.
Wilt u uw opties verkennen? Praat vandaag nog met een van onze Microsoft Teams AI experts vandaag nog voor meer informatie.
