Communicatie is de levensader van elk bedrijf. Het is de belangrijkste manier waarop je bedrijf contact maakt en samenwerkt met klanten, werknemers en partners.
Nu vrijwel alle bedrijven de overstap naar digitaal maken, is het upgraden van bedrijfscommunicatiesystemen essentieel geworden. Legacy-technologie kan de behoeften van de huidige digitale wereld niet aan, wat heeft geleid tot de opkomst van IT-bedrijven om aan deze toenemende vraag te voldoen.
Er is echter één probleem. Niet alle IT-bedrijven zijn gelijk. Er zijn verschillende veelgemaakte fouten die deze onervaren IT-bedrijven blijven maken, en hun klanten betalen daarvoor.
Lees verder voor meer informatie over de 9 grootste fouten die IT maakt bij het implementeren van een nieuw telefoonsysteem.
1. Geen grondige ontdekkingsfase uitvoeren
Tijdens de ontdekkingsfase neemt het IT-personeel alle elementen van het bestaande systeem door met de klant. Hier worden sommige minder voor de hand liggende en zelden gebruikte aspecten vergeten.
Een goed IT-beheerteam heeft een checklist om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien tijdens de ontdekkingsfase.
Enkele veelvoorkomende dingen die over het hoofd worden gezien en onbedoeld worden weggelaten uit het planningsproces voor het nieuwe systeem zijn:
- Faxnummers
- Noodtelefoons in liften
- Overhead paging
- Oproepbox
- Gratis nummers
2. Niet begrijpen of plannen voor veelvoorkomende workflowscenario’s
De meeste bedrijven stellen geen ingewikkelde eisen aan hun telefoonsysteem. Ze hebben echter wel veelvoorkomende workflowscenario’s waar IT een goed begrip van moet hebben om er een goed plan voor te kunnen uitvoeren.
Dit zijn enkele voorbeelden van mogelijke veelvoorkomende workflowscenario’s waar meer over nagedacht moet worden dan bij een doorsnee gebruiker:
- Receptie/receptie
- Veiligheidsbalie
- Servicegroepen (IT, klantenservice, beveiliging)
- Administratieve medewerkers
- Afgelegen werknemers
- Mobiele werknemers
3. De bekabeling over het hoofd zien tijdens de planningsfase
Verouderde bekabeling kan het succes van de implementatie van uw telefoonsysteem negatief beïnvloeden. Als u geen rekening houdt met de bestaande bekabeling, kan dit kwaliteitsproblemen veroorzaken met VoIP-toestellen. Houd bij het plannen van het fysieke aspect van uw installatie rekening met deze aanbevelingen voor netwerkkwaliteit:
- Cat5e is 10x sneller dan Cat5
- Cat6 heeft een grotere bandbreedte en kan meer informatie verwerken
4. Geen rekening houden met het ontwerp van je draadloze netwerk
Als je softphones hebt, of van plan bent om softphones te gaan gebruiken op je draadloze toegang, is het belangrijk om je draadloze netwerk te evalueren.
De volgende problemen kunnen zich voordoen als je netwerk niet voorbereid is om VoIP effectief te verwerken:
- Oververzadiging van het toegangspunt
- Jitter
- Latency
- Slechte dekking
- RF-interface
5. Niet plannen voor kwaliteit van service
Als je Quality of Service (QoS) niet plant en implementeert, loop je het risico dat je slechte audio/videokwaliteit introduceert op je netwerk en apparaten.
Om QoS effectief te laten zijn, heb je consistente instellingen nodig doorheen je organisatie. Als de digitale stroom je QoS-instellingen niet kan ondersteunen, zal de kwaliteit van je gesprekken, video en schermdeling dalen.
Momentum gebruikt Microsoft Teams om QoS te gebruiken voor een betere audio- en videokwaliteit. Ontdek hoe wij u kunnen helpen Microsoft Teams te gebruiken om uw audio- en videokwaliteit te bewaken.
6. Een verwarrend kiesplan hebben
Kiesplannen voor extensies kunnen behoorlijk ingewikkeld worden. Zodra je extensies toevoegt, meerdere locaties, overnames of scenario’s hebt waarbij extensies elkaar beginnen te overlappen, loopt het uit de hand.
Een ingewikkeld uitbreidingsplan betekent dat je een ingewikkeld kiesplan nodig hebt om alles te laten werken. Vanaf nul beginnen en een eenvoudig extensie- en belplan configureren is eenvoudiger te onderhouden en gemakkelijker te bedienen voor gebruikers.
7. Geen planning voor alarmnummer 911
Veel organisaties zijn mogelijk niet op de hoogte van de geldende eisen voor het bellen naar alarmnummers via VoIP-systemen. Omdat VoIP-diensten kunnen worden gebruikt vanaf elke internetverbinding van bijna overal ter wereld, wordt het voor hulpdiensten een uitdaging om de locatie van de beller te bepalen.
Microsoft Teams geeft een goed overzicht van hoe ze noodoproepen instellen en procedures beheren, inclusief:
- Validatie noodadres
- Geocodes
- Noodoproep inschakelen
- Dynamische noodoproep
- Routing noodoproepen
Ga voor meer informatie over het bellen naar de 911-dienst voor noodgevallen naar de FCC-voorschriften voor VoIP en 911-diensten hier.
8. Niet plannen voor geavanceerde gespreksstromen
Het implementeren van call flows hangt af van een combinatie van de behoeften van uw bedrijf en de wensen van uw klanten. Bij het implementeren van uw nieuwe telefoonsysteem moet uw IT-partner deze belangrijke fouten vermijden bij het plannen van geavanceerde call flows:
- Ingewikkelde of verwarrende gespreksstromen
- Geen gebruik maken van geavanceerde gespreksstromen waar deze nuttig kunnen zijn
- Slecht ontworpen IVR’s
- Slecht ontworpen Hunt Groups
9. Geen implementatiestrategie hebben
Er zijn enkele belangrijke voorbereidingsstrategieën die nooit over het hoofd mogen worden gezien. Als je deze vragen in overweging neemt voordat je je nieuwe telefoonsysteem in gebruik neemt, ben je voorbereid op worst case scenario’s zoals mogelijke systeemstoringen.
- Hoe belangrijk is je telefoonsysteem voor je bedrijf?
- Wat gebeurt er als je telefoonsysteem uitvalt?
- Hoe veerkrachtig is uw service?
Een goede IT-provider zorgt ervoor dat je een back-upplan hebt wanneer je overstapt op een nieuw telefoonsysteem.
Wilt u deze fouten vermijden tijdens uw overgang? Momentum kan helpen
Het kiezen van de juiste partner voor uw IT-behoeften is een integraal onderdeel van uw succes en een gedegen IT-team zal ervoor zorgen dat deze veelgemaakte fouten worden vermeden.
Bent u geïnteresseerd in meer informatie over de overgang naar Cloud PBX-diensten en uw implementatie-opties? Neem vandaag nog contact op met een Momentum Cloud PBX specialist door te bellen naar (877) 311-8750 (Optie 1) of door een e-mail te sturen naar sales@MomentumCOM.com.
