Die Unternehmenskommunikation hat sich weiterentwickelt, und Cloud-Telefonsysteme sind der Schlüssel dazu, um mitzuwachsen.
Durch den Einsatz von Cloud-basierter Technologie können Unternehmen gleichzeitig ihre Kommunikation optimieren und auf fortschrittliche Funktionen wie Anrufweiterleitung, Voicemail, automatische Anrufbeantworter, Anrufanalyse und Anrufaufzeichnung zugreifen.
Die Integration von Cloud-Sprachdiensten mit anderen Cloud-basierten Tools verbessert die Kommunikation noch weiter und ermöglicht es Unternehmen, Sprache, SMS, Video und Instant Messaging zu vereinheitlichen – und das alles ohne physische Infrastruktur.
Was ist Cloud Voice?
Cloud Voice ist ein cloudbasiertes Business-Telefonsystem, das die Voice-over-Internet-Protocol (VoIP)-Technologie nutzt, um Unternehmen bei der Modernisierung ihrer Kommunikation und Zusammenarbeit zu unterstützen.
Anstatt sich auf physische Hardware und das öffentliche Telefonnetz(PSTN) zu verlassen, werden Cloud-Telefonsysteme in der Regel auf sicheren Servern gehostet, die von einem Dienstanbieter unterhalten werden. Unternehmen können von jedem physischen Standort aus und mit jedem verbundenen, sprachfähigen Gerät telefonieren und Anrufe entgegennehmen.
Wie Cloud-Voice-Systeme funktionieren
Während herkömmliche analoge Telefone über das öffentliche Telefonnetz (PSTN) funktionieren, verwenden Cloud-Telefonsysteme einen VoIP-Dienstanbieter. Der Anbieter verwaltet die Anrufweiterleitung, während das System die Sprachkommunikation in Daten umwandelt und diese über das Internet überträgt. Anrufe werden in der Regel über das Netzwerk eines Unternehmens getätigt und empfangen, entweder über ein intelligentes Gerät oder eine Softphone-Anwendung.
Zusätzlich zu Sprachanrufen unterstützen die meisten Cloud-Telefone auch Videogespräche und Instant Messaging.
Vorteile der Nutzung einer Cloud-Voice-Lösung
Cloud-Voice-Systeme, die über eine benutzerfreundliche Weboberfläche oder eine mobile App zugänglich sind, statten Unternehmen mit einem robusten, anpassungsfähigen Kommunikationssystem aus, das im Vergleich zu herkömmlichen Telefonen mehrere Vorteile bietet.
Integration
Der Einsatz einer Cloud-Telefonanlage kann die Produktivität und Effizienz durch die Integration mit anderen Tools und Plattformen wie Microsoft Teams erheblich steigern.
Skalierbarkeit
Einer der Hauptvorteile von Cloud-Voice-Systemen besteht darin, dass sie ohne den Aufwand und die Kosten von Änderungen an der physischen Infrastruktur einfach nach oben oder unten skaliert werden können. Das macht es nicht nur einfacher, Zeiten hoher Nachfrage zu bewältigen, sondern auch das System zu erweitern, wenn das Unternehmen wächst.
Flexibilität
Mit Cloud-Sprachdiensten können Ihre Mitarbeiter von überall aus in Verbindung bleiben, solange sie ein netzwerkfähiges Gerät mit Internetanschluss benutzen. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern an entfernten Standorten oder mobil beschäftigen.
Kosten
Die Verringerung der Gemeinkosten ist wohl einer der wichtigsten Vorteile einer Cloud-Voice-Lösung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonsystemen entfällt bei Cloud-Voice-Diensten die Notwendigkeit einer Vor-Ort-Infrastruktur und der Wartung, die mit herkömmlichen Telefonleitungen verbunden sind, was sie deutlich kostengünstiger macht.
Stattdessen können sich Unternehmen für eine monatliche Abonnementgebühr entscheiden. Auch Auslandsgespräche sind in der Regel günstiger, wenn sie über Cloud-Voice-Lösungen geführt werden.
Erweiterte Funktionalität
Cloud-Voice-Lösungen werden in der Regel mit erweiterten Funktionen gebündelt, die in anderen Systemen nicht verfügbar sind. Einige der wichtigsten Cloud Voice-Funktionen sind:
Anrufweiterleitung.
Voicemail an E-Mail.
Videokonferenzen.
Sprachanalyse in Echtzeit.
Intelligente Anrufweiterleitung.
Autobegleiter.
Aufnahme von Anrufen.
Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können Unternehmen neue Arbeitsabläufe erschließen, die Zusammenarbeit zwischen entfernten Teams unterstützen, Verzögerungen reduzieren und die Produktivität steigern.
Benutzerfreundlichkeit
Cloud-Telefonsysteme erfordern keine zusätzliche Hardware oder komplexe Konfigurationen und lassen sich einfach einrichten und verwalten. Die meisten Anbieter bieten intuitive, webbasierte Dashboards zur schnellen Konfiguration von Anrufweiterleitung, Benutzerzugriff und mehr.
Verbesserte Sicherheit
94% der Unternehmen berichten über eine verbesserte Sicherheit nach der Einführung von Cloud-basierter Kommunikation. Cloud-basierte Sprachsysteme schützen Daten durch Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und rollenbasierte Berechtigungen, um unbefugten Zugriff zu verhindern und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Verlässlichkeit
Cloud-Voice-Anbieter helfen, die Geschäftskontinuität durch hochverfügbare Dienste und Disaster-Recovery-Optionen wie die automatische Weiterleitung von Anrufen bei Störungen sicherzustellen.
Verwertbare Erkenntnisse
Mit Hilfe der Cloud-Sprachanalyse können Unternehmen Einblicke in ihre Abläufe und Kundeninteraktionen gewinnen, die es ihnen ermöglichen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und sowohl die Effizienz als auch die Servicequalität zu verbessern.
Verbesserter Kundenservice
Moderne Verbraucher erwarten eine nahtlose Kommunikation über mehrere Kanäle.
Cloud Voice ermöglicht dies durch Funktionen wie die CRM-Integration, die Konsolidierung von Kundeninformationen über mehrere Berührungspunkte hinweg und die Befähigung von Agenten, personalisierten Support zu leisten. Durch den schnellen Zugriff auf Anrufdaten können Teams Anfragen effektiver lösen und die Kundenzufriedenheit steigern.
Cloud-Telefonie vs. VoIP: Die Unterschiede verstehen
Obwohl Cloud-Telefonie und VoIP (Voice over Internet Protocol) oft synonym verwendet werden, gibt es feine Unterschiede zwischen den beiden Begriffen. VoIP bezieht sich speziell auf die Technologie, die Sprachanrufe über das Internet ermöglicht. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Cloud-Telefonie, die ein viel breiteres Spektrum an Diensten umfasst.
Neben Sprachanrufen können Sie mit der Cloud-Telefonie auch andere Kommunikationsformen wie Messaging, Videokonferenzen und Fax integrieren.
Mit anderen Worten: Cloud-Telefonie nutzt VoIP, um die internetbasierte Kommunikation zu erleichtern, und bietet gleichzeitig eine umfassende Suite von Cloud-Sprachdiensten über die Cloud.
Implementieren und Integrieren von Cloud Voice
Die Einrichtung eines Cloud-Voice-Systems ist relativ einfach.
Beginnen Sie damit, sich für einen Cloud-Sprachdienst anzumelden und die erforderliche Software oder Apps herunterzuladen. Der Dienstanbieter kümmert sich in der Regel um die Einrichtung und Konfiguration und sorgt dafür, dass das System in die bestehende Infrastruktur integriert wird. Die Integration mit anderen Geschäftssystemen wie CRM-Software, E-Mail-Anwendungen und anderen Geschäftstools ist ebenfalls relativ nahtlos.
Was die Hardware betrifft, so müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine zuverlässige Internetverbindung und kompatible Geräte wie Desktop-Computer, Laptops oder Smartphones verfügen. Der Service Provider bietet in der Regel eine Anleitung zu den erforderlichen Hardwareanforderungen, so dass der Übergang reibungslos und problemlos verläuft.
Häufige Missverständnisse über Cloud-Voice-Dienste
Es gibt viele Fehlinformationen über Cloud-Voice-Systeme, die ein Unternehmen davon abhalten können, diese Technologie zu nutzen.
Eines der am weitesten verbreiteten Missverständnisse ist, dass Cloud-Voice-Systeme nicht sicher sind. In Wirklichkeit werden sie in der Regel auf sicheren Servern gehostet und verwenden Verschlüsselung, um Anrufe und Daten zu schützen, damit die Kommunikation sicher bleibt.
Auswahl eines Cloud-Voice-Anbieters
Ein weiteres Missverständnis ist, dass Cloud-Voice-Systeme unzuverlässig sind. In Wirklichkeit sind sie auf eine hohe Betriebszeit und Zuverlässigkeit ausgelegt. Viele Service Provider garantieren nicht nur eine Betriebszeit von 99,99 %, sondern bieten auch Business Continuity Services an, die eine unterbrechungsfreie Kommunikation gewährleisten.
Einige Unternehmen glauben auch, dass die Cloud-Voice-Technologie für große Unternehmen ungeeignet ist. Im Gegensatz zu dieser Ansicht bedeutet die Skalierbarkeit von Cloud-Voice-Lösungen, dass sie nicht nur den Kommunikationsbedarf kleiner und mittlerer Unternehmen, sondern auch den von Großunternehmen erfüllen können.
Die Auswahl des richtigen Dienstanbieters ist entscheidend für Unternehmen, die von herkömmlichen Telefonsystemen umsteigen. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen:
Suchen Sie einen Anbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Sachen Zuverlässigkeit und hoher Betriebszeit, um eine unterbrechungsfreie Geschäftskommunikation zu gewährleisten.
Berücksichtigen Sie die Funktionen, die Sie benötigen, wie z. B. Anrufweiterleitung, erweiterte Anruffunktionen und Integration mit anderen Geschäftsanwendungen.
Wählen Sie einen Anbieter, der mit Ihren geschäftlichen Anforderungen mitwachsen kann und es Ihnen ermöglicht, Benutzer und Funktionen nach Bedarf hinzuzufügen oder zu entfernen.
Entscheiden Sie sich für einen Anbieter mit ausgezeichnetem Kundensupport und einer umfassenden Wissensdatenbank, die Sie während und nach der Umstellung unterstützt.
Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um Ihre Geschäftskommunikation vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Durch die sorgfältige Bewertung dieser Faktoren können Unternehmen einen Anbieter und ein Cloud-Telefonsystem finden, das ihren spezifischen Anforderungen entspricht und ihr Wachstum unterstützt.
Migration zu einer Cloud-Voice-Lösung
Die Migration von einem herkömmlichen Telefonsystem zu einer Cloud-Voice-Lösung kann ein komplexer Prozess sein, aber sie muss nicht überwältigend sein. Im Folgenden haben wir die grundlegenden Schritte aufgeführt, die Sie befolgen sollten, um eine erfolgreiche Migration zu gewährleisten und Ihre Kommunikationsmöglichkeiten zu verbessern.
Beurteilen Sie Ihre Anforderungen: Bestimmen Sie die Merkmale und Funktionen, die Ihre Benutzer von Ihrem neuen Telefonsystem erwarten.
Bewerten Sie Cloud-Anbieter: Wählen Sie einen Cloud-Anbieter, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und einen guten Ruf in Bezug auf Zuverlässigkeit und Betriebszeit genießt.
Planen Sie die Migration: Arbeiten Sie eng mit Ihrem Anbieter zusammen, um die Migration zu planen, einschließlich der Einrichtung neuer Telefonnummern, der Konfiguration von Anrufweiterleitungen und der Schulung der Mitarbeiter im neuen System.
Testen Sie das System: Führen Sie gründliche Tests durch, um sicherzustellen, dass das Cloud-Voice-System Ihren Geschäftsanforderungen entspricht und korrekt funktioniert.
In Betrieb gehen: Sobald die Tests abgeschlossen sind und das System konfiguriert ist, können Sie auf das neue Cloud-Voice-System umsteigen und dessen Vorteile nutzen.
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Cloud Voice ist mehr als ein Telefonsystem. Es ist eine Komplettlösung zur Rationalisierung der Kommunikation, zur Steigerung der Produktivität und zur Bereitstellung außergewöhnlicher Kundenerlebnisse. Die Cloud-Voice-Lösungen von Momentum verkörpern diese Vorteile und sind so konzipiert, dass sie Ihrem Unternehmen zu Wachstum, Skalierung und Erfolg verhelfen.
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