Die digitale Transformation markiert einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen ihr Geschäft führen. Die Pandemie hat IT-Leiter dazu gezwungen, ihre Roadmaps neu zu priorisieren, um sich besser auf ihre digitale Strategie zu konzentrieren.
Aber wie sehen diese digitalen Strategien aus? Hier ist, was wir bereits wissen.
Die meisten Unternehmen benötigen eine digitale Strategie, die einheitliche Kommunikationsdienste einschließt, und für viele bedeutet dies, dass sie ihre Sprachstrategie neu ausrichten müssen. Die Verlagerung von Sprachdiensten in die Cloud und die Integration von Mobilitätslösungen sind nicht nur von entscheidender Bedeutung, sondern werden für den langfristigen Erfolg benötigt.
Wie können Sie also den Umstieg auf die Cloud oder
auf einen Hosted PBX-Dienst beginnen? Und welche Vorteile bietet diese Umstellung?
Die wichtigsten Vorteile eines Cloud PBX Service
Wahrscheinlich haben Sie den Begriff Cloud PBX (manchmal auch als Hosted PBX bezeichnet) schon einmal gehört, und das aus gutem Grund.
Was ist eine Cloud-PBX-Anlage? Eine Cloud-Telefonanlage ist ein Cloud-basiertes, virtuelles PBX-Telefonsystem, das sicher, zuverlässig, flexibel und zukunftssicher ist und sich ideal als langfristiger Ersatz für Ihr bestehendes Telefonsystem eignet.
Cloud-PBX-Systeme bieten eine Menge bedeutender Vorteile, darunter:
- Cloud Managed System. Sie müssen keine Geräte vor Ort verwalten oder warten.
- Leistungsstarke Systemfunktionen. Der Cloud-Telefonanlagenservice bietet alle aktuellen Systemfunktionen zur Optimierung und Verbesserung eines Telefonsystems.
- Software-Upgrades. Software-Upgrades sind bei einer Cloud-Telefonanlage Standard.
- Installation. Die Installation des Services ist ohne zusätzliche Kosten enthalten.
- Design-Anpassung. Sie erhalten maßgeschneiderte Beratungs- und Designleistungen als Teil des Standardprozesses.
- Mobilität. Sie können Desktop-Business-Telefone zwischen Standorten hin- und herbewegen und PC-Softphones und mobile Geräte einsetzen, so dass Ihr Telefonsystem mit Ihnen reist.
- Systemintegration. Ein fortschrittlicher Cloud-Telefonanlagenservice lässt sich problemlos in leistungsstarke Unified Communications-Plattformen wie Microsoft Teams integrieren.
- Verwaltbarkeit. Greifen Sie auf ein einfach zu bedienendes Portal zu, um einzelne Benutzerkonten zu verwalten, und auf ein Verwaltungsportal für den Systemadministrator, um das gesamte Cloud PBX-System zu verwalten.
- Unterstützung. Wenn Sie eine Cloud-Telefonanlage kaufen, steht Ihnen ein Support-Team zur Verfügung, das Ihnen ohne zusätzliche Kosten Live-Techniker zur Verfügung stellt, um Fragen zu beantworten oder Probleme zu beheben.
- Carrier-Dienste. Sie müssen keine Telefonleitungen, PRIs oder SIP-Trunks verwalten. Die Carrier Services sind alle Teil des Cloud PBX Service.
Da wir nun die Vorteile eines Cloud-Telefonanlagenservices kennen, lassen Sie uns den Einrichtungsprozess besprechen.
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Für eine erfolgreiche Bereitstellung müssen Sie wichtige Informationen sammeln, um Ihren Cloud-Telefonanlagenservice zu entwerfen und aufzubauen und die Leistung und die Fähigkeiten des Systems zu optimieren.
Bevor Sie mit diesem Prozess beginnen, sollten Sie Prioritäten setzen, was Sie mit dieser Umstellung erreichen wollen. Die häufigsten Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren sollten, sind:
- Kosteneinsparungen
- Flexibilität für den Benutzer
- Verbesserte Funktionen
- Vereinfachte Anrufabläufe
- Mobilität
- Langfristige Skalierbarkeit
- Laufende Systemunterstützung
All dies sind wichtige Gründe für die Umstellung auf ein Cloud-Telefonsystem, aber die Priorisierung Ihrer Ziele ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. Denken Sie daran, dass es Ihr Team und Ihre Kunden sind, die dieses System nutzen werden.
Wir empfehlen Ihnen auch, zu beschreiben, was Sie an Ihrem derzeitigen System mögen und was nicht. Dies ist wichtig zu verstehen, wenn Sie ein neues, individuelles Design-Layout für den Cloud PBX-Service erstellen.
Welche Informationen sollten Sie einholen?
Sobald Sie sich über die Gründe für die Umstellung im Klaren sind, ist es an der Zeit, loszulegen. Wir haben einen kurzen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen zeigt, welche Informationen Sie vor der Einführung sammeln müssen.
- Aktuelle Systemaufrufe. Wenn Sie über die Anrufabläufe Ihres derzeitigen Systems verfügen, sind diese bei der Vorbereitung auf die Umstellung hilfreich. Wenn Sie Ihre aktuellen Anrufabläufe kennen und wissen, was Sie ändern möchten, hilft dies dem Design- und Implementierungsteam bei der Erstellung eines Systems mit Anrufabläufen, die alle Ihre Anforderungen erfüllen.
- Aktuelle Systemfunktionen. Was haben Sie heute in Ihrem aktuellen System oder Dienst eingerichtet? Dazu können automatische Vermittlungsplätze, Warteschlangen, Benutzer-SIM-Ringe, benutzerdefinierte Aufnahmen, Tageszeit-Routing und mehr gehören. Wenn Sie eine dieser Funktionen bereits eingerichtet haben und sie in Ihren neuen Cloud-Telefonanlagenservice übernehmen möchten, ist es wichtig, dass Sie diese Funktionen identifizieren. Wenn Sie außerdem Funktionen haben, die Sie gerne hinzugefügt hätten, sollten Sie diese im Vorfeld mit dem Design- und Implementierungsteam klar definieren.
- Benutzerliste. Die Benutzerinventarliste hilft Ihnen dabei, Ihre aktuellen Systembenutzer zu definieren und festzulegen, wie sie zum neuen Cloud PBX-System hinzugefügt werden müssen. Dazu gehören Benutzernamen, Anrufer-ID-Informationen pro Benutzer, Nebenstellen, DIDs und spezielle Konfigurationsanforderungen.
- Physische Standorte. Wie viele verschiedene physische Standorte (physische Adresse jedes Standorts) und welche Benutzer und Adressen sind mit jedem Standort verbunden?
- Besondere oder erweiterte Funktionen. Haben Sie spezielle oder erweiterte Funktionen, die im System implementiert werden müssen? Gibt es spezielle Routing-Anforderungen für Benutzer oder Nummern?
- Desktop-Telefon Inventar. Ermitteln Sie, wie viele Desktop-Telefone Sie derzeit in Ihrem System haben und ob diese durch neue Telefone ersetzt werden.
- Aktuelle Nummer Inventar. Stellen Sie eine Liste aller aktiven und nicht aktiven Telefonnummern zusammen, die Sie zum neuen Anbieter verschieben oder portieren möchten, zusammen mit allen Tischtelefonen im System.
- Zusatzgeräte oder Adapter. Identifizieren Sie alle analogen Adapter oder anderen Geräte, die Sie in Ihrem System haben.
Sobald der Prozess der Informationsbeschaffung abgeschlossen ist, kann der Entwurfsprozess beginnen.
Die wichtigsten Fragen, die Sie während des Designprozesses stellen sollten
Der Entwurfsprozess stellt sicher, dass Ihr Cloud PBX-System speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es ist wichtig, dass Sie die richtigen Fragen stellen, um die Eignung des Systems sicherzustellen.
Im Folgenden finden Sie einige Fragen zum Design und zum Anrufablauf, die geklärt werden müssen, bevor das Provisioning-Team mit dem Aufbau beginnen kann.
- Wie wird die Hauptrufnummer(n) heute weitergeleitet? Möchten Sie, dass sich das ändert, oder möchten Sie die gleiche Weiterleitung und den gleichen Anruffluss beibehalten?
- Wenn Sie verschiedene physische Standorte haben, möchten Sie, dass diese alle auf demselben System oder derselben Domäne aufbauen?
- Sollen die einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens direkte Telefonnummern haben, oder können eingehende Anrufe über die Hauptnummer durch eine automatische Vermittlung oder eine Empfangsdame geleitet werden?
- Sollten alle Mitarbeiter DIDs, Nebenstellen oder beides haben?
- Möchten Sie Timer für tageszeitabhängiges Routing einrichten?
- Möchten Sie, dass im gesamten Unternehmen professionelle Aufnahmen gemacht werden, einschließlich Unternehmensaufnahmen und Benutzervoicemails?
- Können Sie die Hauptansagen und Benutzeransagen für professionelle Aufnahmen festlegen?
- Haben Sie derzeit einen automatischen Anrufbeantworter eingerichtet, und wenn ja, wie ist er konfiguriert?
- Gibt es Anforderungen an das Call Center, z. B. Warteschlangen, Benutzer-Agenten, Berichtsstatistiken oder Metriken?
- Möchten Sie, dass alle Mitarbeiter über Softphones und mobile Geräte verfügen?
- Wie wollen Sie das Portal nutzen? Wird jeder Benutzer seine eigene Benutzerkonfiguration verwalten? Wird es einen Administrator geben, der für die Verwaltung des Systems Administratorrechte benötigt?
Im Laufe des Einrichtungsprozesses werden Sie möglicherweise weitere Fragen entdecken. Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu bestimmten Funktionen zu klären. Cloud-PBX-Dienste sind äußerst flexibel und können an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden.
Sind Sie bereit für den Umstieg auf Cloud PBX? Momentum kann helfen
Das Verständnis des Prozesses ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung. Nehmen Sie sich im Vorfeld die Zeit, Ihre Ziele zu umreißen, die richtigen Informationen zu sammeln und zu wissen, welche Fragen Sie stellen müssen, um Ihr Systemdesign und die Bereitstellung zu optimieren.
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