Ein hochwertiges Telefonsystem ist für den Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich. Aber was ist das Richtige für Ihr Unternehmen, wenn es um PBX oder VoIP als Bürotelefonsystem geht?
Im Allgemeinen bieten beide Optionen alle Funktionen, die Sie sich von einem Business-Telefonsystem wünschen. Allerdings gibt es erhebliche Unterschiede bei den Anschaffungskosten, dem Wartungsbedarf und den Anforderungen an das technische Wissen.
In diesem Beitrag geben wir Ihnen eine ausführliche Erklärung zu PBX und VoIP, damit Sie entscheiden können, welches System für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Was ist der Unterschied zwischen PBX- und VoIP-Systemen?
Zunächst müssen wir jedoch einen Blick auf die Unterschiede zwischen PBX und VoIP werfen, falls dies für Sie neue Begriffe sind.
Was ist eine Telefonanlage?
PBX-Telefonanlage steht für „Private Branch Exchange“ und ist ein Telefonsystem, das alle internen Telefone miteinander verbindet, Ihrem Unternehmen interne Anrufe ermöglicht und die Weiterleitung von Anrufen vereinfacht.
Ein Unternehmen kann mehr Telefone als Telefonleitungen haben, wenn es eine Nebenstellenanlage verwendet. Bei dieser Art von System werden Nebenstellenleitungen anstelle von physischen Kabeln verwendet, um Anrufe an die Geschäftsnummer zu senden.
Was ist VoIP?
VoIP, oder Voice-over-Internet-Protokoll. Dies ist eine Technologie, mit der Sie über das Internet mit anderen Menschen sprechen können. Sie können sie vielleicht nicht sehen, aber Sie können sie hören, und sie können Sie hören.
VoIP-Telefone wandeln Ihre Sprachdaten in Echtzeit in Audiodateien um. Das System komprimiert diese Dateien dann in Echtzeit und wandelt die Sprache in Datenpakete um. Diese Pakete werden dann an Ihren VoIP-Anbieter gesendet, wo sie umgewandelt und mit dem gewünschten Telefon verbunden werden.
Bei manueller Ausführung wäre dies ein zeitaufwändiges Verfahren, aber die Informationen werden mit Lichtgeschwindigkeit übertragen, und es gibt keinen Unterschied in der Geschwindigkeit zwischen analogen und VoIP-Gesprächen.
Der große Unterschied zwischen IP PBX und VoIP?
Ältere Nebenstellenanlagen arbeiteten wie das öffentliche Telefonnetz (PSTN) mit analogen Telefonzentralen. Heute verwenden die meisten Telefonanlagen digitale Netzwerkprotokolle (IP) für die interne Kommunikation, und IP-PBX ist ein anderer Name für diese neueren Systeme.
IP-Telefonanlagen hingegen wandeln digitale Signale vor Ort um und nutzen Leitungsverbindungen, die direkt mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden sind.
Außerdem ist VoIP eine Methode, um über das Internet zu telefonieren. Das Telefon überträgt die digitalen Anrufinformationen über VoIP an den VoIP-Anbieter. Anschließend wandeln Rechenzentren die Signale in analoge Signale um und leiten sie an das öffentliche Telefonnetz weiter.
Braucht Ihr Unternehmen eine PBX für ein VoIP-System?
Ein PBX-System ist nicht erforderlich, um die Vorteile von VoIP zu nutzen. Die einzigen Voraussetzungen für VoIP sind eine Internetverbindung und ein VoIP-Telefon. Ohne PBX-Hardware vor Ort kann Ihnen Ihr VoIP-Anbieter die meisten PBX-Funktionen zur Verfügung stellen.
Weitere wichtige Unterschiede, die Sie kennen sollten
Beide Systeme haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Wenn Sie jedoch die wichtigsten Unterschiede kennen, können Sie das beste System für Ihr Unternehmen auswählen.
Anrufqualität
VoIP funktioniert in erster Linie über eine Internetverbindung. Mit VoIP haben Sie immer eine gleichbleibende Qualität, aber das hängt von Ihrer Internetverbindung ab. Außerdem können Sie erwarten, dass Sie das System überall nutzen können, wo Sie Zugang zum Internet haben.
Wenn eine Ihrer Leitungen mit PBX ausgefallen ist, sind alle Ihre Telefonleitungen ausgefallen. Das bedeutet, dass es bei TK-Anlagen eigentlich keine Redundanz gibt.
Wartungsbedarf
Sowohl VoIP- als auch PBX-Systeme erfordern Wartung. Bei VoIP ist der Wartungsaufwand jedoch geringer, da Aktualisierungen nicht so häufig erforderlich sind wie bei TK-Anlagen. Schließlich verwendet VoIP eine Internetverbindung anstelle einer PSTN-Verbindung, was bedeutet, dass Sie nicht so oft Software-Upgrades vornehmen müssen wie bei anderen Telefonsystemen.
Vorab-Investition
Die Installation einer Telefonanlage vor Ort ist ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess. Unterbrechungsfreie Stromversorgungen, High-End-Router, VoIP-Gateways, Software und andere notwendige Geräte können sich summieren. Häufig handelt es sich um Tausende von Dollar.
Und dabei sind noch nicht einmal die Kosten für die Telefone oder Headsets berücksichtigt.
IP-Telefone sind jedoch das wichtigste Gerät, das Sie bei der Nutzung von VoIP anschaffen müssen. Sie können auch USB-Headsets mit Computern verwenden, um die Anschaffungskosten noch weiter zu senken.
Skalierbarkeit
Die Telekommunikationsbranche hat sich so weit entwickelt, dass die Telefonanlage nicht mehr notwendig ist. Diese Art von System erfordert immer noch viel Vorlaufkapital und darüber hinaus viel Zeit für die Installation und Konfiguration.
Im Vergleich dazu lässt sich VoIP mit VoIP schnell skalieren. Wenn Sie mehr VoIP-Telefone bestellen, können Sie Ihr Telefonsystem einfach und schnell skalieren. Bei TK-Anlagen ist das nicht so einfach, und Sie müssen zusätzliche Telefonleitungen hinzufügen und neue Hardware für neue Büros installieren.
Darüber hinaus sind IP-Telefonanlagen auch in Bezug auf die Skalierbarkeit viel flexibler, da sie keine physische Verkabelung benötigen, wie dies bei Telefonanlagen der Fall ist. Unternehmen, die zusätzliche Leitungen oder Hardware hinzufügen möchten, benötigen kein komplett neues System.
Standardkonforme Technologie
Ohne Rücksicht auf die Industrienormen werden viele maßgeschneiderte PBX-Dashboards erstellt. Sie sind nur für eine bestimmte Art von Netzwerkhardware und Telefonen ausgelegt. Im Gegensatz dazu gibt es für VoIP Standards und Codes, die es Unternehmen ermöglichen, modernste Technologie und Hardware zu verwenden.
Internationale Anrufe
Die Telefongesellschaften berechnen überhöhte Minutenpreise für Auslandsgespräche. Wenn Sie eine Festnetztelefonanlage haben, müssen Sie die regulären Tarife der Telefongesellschaft bezahlen. Die Kosten für VoIP-Anrufe sind jedoch in der Regel erheblich niedriger. Bei vielen Anbietern beginnen die Tarife bei $0,01 pro Minute und reichen bis zu $1 pro Minute (mit gewissen Einschränkungen).
Team Mobilität
Teams können Anrufe von Ihrem Computer oder Mobiltelefon aus über VoIP abwickeln. Kundenbetreuer und Vertriebsmitarbeiter können Anrufe außerhalb des Büros entgegennehmen. Sie können von zu Hause aus arbeiten, wenn sie krank sind, und Notrufe von unterwegs entgegennehmen.
Die Telefone in stationären PBX-Systemen sind mit einem internen Datennetzwerk verbunden. Sie können kein Telefon oder Gerät außerhalb des Arbeitsplatzes verwenden. Daher ist VoIP auch ein Pluspunkt bei der Einstellung, denn 92 Prozent der Millennials legen bei der Suche nach einem Arbeitsplatz Wert auf Flexibilität.
Sicherheit
Viele große Unternehmen verfügen über ein Sicherheitsbudget von mehreren Millionen Dollar. Sie haben jedoch Ingenieure, die unsere Netzwerke 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche überwachen, und wir führen regelmäßig Penetrationstests durch. Externe Anrufe werden über die Telefonanlage vor Ort direkt an das öffentliche Telefonnetz weitergeleitet. Außerdem muss man sich keine Sorgen über Hacker machen, da das System nicht mit dem Internet verbunden ist.
Inlandsanrufe
Die meisten VoIP-Anbieter behandeln alle Ortsgespräche gleich, und sie unterscheiden nicht zwischen Orts- und Ferngesprächen. Unternehmen mit einer Festnetz-Telefonanlage müssen je nach Tarif für die Nutzung von Ferngesprächen oder Minuten bezahlen. Inlandsgespräche können deutlich günstiger werden, wenn Sie von einem Festnetzanschluss zu einem VoIP-Dienst wechseln.
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Notrufe
VoIP- und PBX-Nummern sind nicht dasselbe wie reguläre Telefonnummern und haben keinen eindeutigen, verbundenen Standort. 911-Anrufe sind bei VoIP-Tarifen kostenlos, erfordern aber dennoch eine Internetverbindung.
Die Benutzer wissen möglicherweise nicht, dass sie eine externe Leitung benutzen müssen, um den Notruf zu wählen, da die Telefonanlagen innerhalb des Telefonnetzes liegen. Außerdem kann es vorkommen, dass Sie beim Versuch, einen Anruf aus dem Ausland zu tätigen, versehentlich 911 wählen.
Die Tatsache, dass keine der beiden Möglichkeiten ideal für Notrufe ist, unterstreicht nur die Beliebtheit von Mobiltelefonen.
Standardkonforme Technologie
Maßgeschneiderte PBX-Dashboards werden häufig ohne Rücksicht auf Branchenstandards erstellt. Sie funktionieren möglicherweise nur mit einer bestimmten Art von Netzwerkhardware und Telefonen. Wenn Sie die VoIP-Konformität einhalten und aktuelle und unterstützte Codes verwenden, können Sie modernste Router, Telefone, Kopfhörer und andere Geräte einsetzen.
Ausfälle
Analoge Telefonleitungen sind nicht an das Stromnetz angeschlossen. Andererseits machen interne Server und Gateways PBX-Installationen von der Stromversorgung abhängig. Da VoIP über das Internet mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden ist und Modems für ihren Betrieb Strom benötigen, werden beide bei einem Stromausfall deaktiviert.
Erweiterte Voicemail-Funktionen
Sowohl PBX- als auch VoIP-Systeme bieten fortschrittliche Funktionen wie Voicemail zu Text und Voicemail zu E-Mail. Während diese Funktionen bei VoIP-Systemen zum Standard gehören, müssen Sie möglicherweise in zusätzliche Geräte investieren, um diese Funktionen in einem PBX-Netzwerk nutzen zu können.
Multimedia-Kommunikation
Definitionsgemäß kann eine analoge Telefonanlage nur Telefongespräche verarbeiten. Sie können Sofortnachrichten und Telefonkonferenzen sowohl mit einer IP-Telefonanlage als auch mit VoIP nutzen. Der Unterschied besteht darin, dass Sie dies mit VoIP jetzt auch über Büro- und Landesgrenzen hinweg tun können.
Optionen für Dienstanbieter
Angesichts der Beliebtheit von VoIP und gehosteten Telefonanlagen gibt es immer weniger Unternehmen, die Telefonanlagen vor Ort installieren. Wenn Sie keinen lokalen PBX-Anbieter haben, müssen Sie für die Installation auf unerprobte Auftragnehmer oder Ihr Personal zurückgreifen.
Internet-Nutzung
Herkömmliche PBX-Telefonleitungen verwenden PRI, eine wesentlich ältere Technologie. Sie befindet sich in der Regel in einem von Ihrem LAN getrennten Netzwerk und erfordert Zeit und Kosten für die Wartung.
Andererseits können Computer-zu-Computer-Gespräche (VoIP) über Ihre vorhandene Netzwerkinfrastruktur (Ethernet) geführt werden. VoIP-Kommunikation erfordert nur eine geringe Bandbreite.
Telefon Optionen
Eine normale Telefonanlage kann nur mit proprietären Telefonen umgehen, weil sie ein proprietäres Telefon benötigt. Da alternative Lösungen immer beliebter werden, kommt es häufig zu Kompatibilitätsproblemen.
Auf der anderen Seite gibt es bei VoIP-Systemen viel mehr Alternativen. Mit einem Adapter können IP-Telefone oder normale Tischtelefone verwendet werden. Agenturen können sogar ihre eigenen mobilen Geräte oder Software auf ihren Computern verwenden, um auf das System zuzugreifen.
Upgrades
Das Ersetzen einer Telefonanlage sollte einfach sein, kann aber aus den gleichen Gründen wie Skalierung, Anpassung und Aufrüstung schwierig sein. Zumindest benötigen Sie neue Hardware und eine Person, die sich mit der Bedienung einer Telefonanlage auskennt. Je nach Zielsetzung benötigen Sie vielleicht auch eine Gruppe von Entwicklern.
Sie können Serverräume und Schränke für zusätzliche Projekte nutzen, wenn Sie von einer Telefonanlage auf VoIP umstellen. So können sich Ihre IT-Mitarbeiter auf produktivere Bereiche des Unternehmens konzentrieren.
Anpassungsoptionen
Sie können eine SIP-Telefonanlage individuell anpassen, aber das ist ein zeitaufwändiger Prozess, der in der Regel den Kauf neuer Geräte und technische Hilfe erfordert. Bei VoIP können Sie Ihren Plan häufig ändern, um die von Ihnen gewünschten Funktionen zu erhalten, ohne zusätzliche Hardware kaufen zu müssen.
Handy-Kompatibilität
Eine herkömmliche Telefonanlage kann nicht mit einem Smartphone verwendet werden. Es gibt nur wenige kompatible Apps, und viele Lösungen verbieten ausdrücklich die Verwendung von Mobiltelefonen mit IP-Telefonanlagen. Mit VoIP ist das Smartphone einfach eine weitere Möglichkeit für Ihre Agenten.
Diese Unternehmenstelefon-Service-Apps sind für iPhone und Android-Geräte erhältlich. Mit ihrer Geschäftsnummer können Ihre Mitarbeiter das Telefon beantworten, auch wenn sie nicht im Büro sind.
Sonstiges Zubehör
Modernste VoIP-Headsets können eine enorme Hilfe für aktive Vertriebs- und Supportmitarbeiter sein, die auf CRM-Daten angewiesen sind. Sie können sie ganz einfach mit der Blu-Tooth-Technologie und anderen praktischen Geräten verbinden.
Größe des Teams
Herkömmliche PBX-Lösungen funktionieren in der Regel besser in großen Bürogebäuden mit Hunderten von Mitarbeitern.
IP-PBX-Installationen sind jedoch für mittelständische Unternehmen und Konzerne geeignet. Eine Einschränkung ist, dass sie genügend IT-Personal und ein angemessenes Technologiebudget benötigen, um ein PBX-System einzurichten und zu warten.
Allerdings, VoIP-Systeme sind anders. Ihr PBX-Service ist für alle Unternehmensgrößen geeignet und kann problemlos eine große Anzahl von Mitarbeitern verwalten.
Einbindung des IT-Teams
Ganz gleich, ob Sie sich für eine gehostete oder eine lokale Telefonanlage entscheiden, Ihr IT-Personal wird in jedem Fall beschäftigt sein, egal um welche Art von Anlage es sich handelt. Da Sie das System besitzen und verwalten, liegt es in Ihrer Verantwortung, es auf dem neuesten Stand zu halten und zu überwachen.
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Wenn eine der Funktionen nicht mehr funktioniert, müssen Ihre Mitarbeiter das Problem beheben und reparieren. Bei VoIP kümmert sich der Anbieter um die gesamte komplexe Technik.
Ob mit oder ohne technisches Team, Momentum ist eine gute Wahl, um die Unternehmenskommunikation zu rationalisieren. Buchen Sie noch heute ein Meeting.
