Die Unternehmenskommunikation verändert sich und passt sich der Art und Weise an, wie wir mit Technologie arbeiten. Heute haben wir neue Bedürfnisse, die vor einem Jahrzehnt noch nicht existierten. Noch bevor eine globale Pandemie das Thema erzwang, arbeiteten weltweit mehr als 4 Millionen Arbeitnehmer zumindest zeitweise von unterwegs. Mit Videokonferenzen, Konnektivität und einem wachsenden Bedarf an sicherer Kommunikation verändert VoIP das Spiel, um Unternehmen in Kontakt zu halten.
Voice-over-Internet-Protocol (VoIP) nutzt Internet-Netzwerke zur blitzschnellen Datenübertragung anstelle der traditionellen Kupfertelefonleitungen. Dieses digitale Kommunikationssystem erfordert die Verwendung eines Servers für den Datenaustausch. Manchmal hosten Unternehmen ihre eigenen Server vor Ort, oft mieten sie aber auch Serverplatz bei einem Hoster. Letzterer wird von VoIP gehostet.
Was ist gehostetes VoIP?
Unternehmen, die sich für eine gehostete VoIP-Lösung entscheiden, können die Vorteile der digitalen Kommunikation nutzen, ohne dass die Kosten für Geräte und Infrastruktur anfallen, um die Technologie zum Laufen zu bringen. Ein Drittanbieter kümmert sich gegen eine Abonnementgebühr um die Details. Ein gehosteter VoIP-Dienst ist im Wesentlichen die gleiche Einrichtung, die auch Ihr Internet betreibt. Neben einem zuverlässigen Hoster benötigen Unternehmen nur noch eine stabile und sichere Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung.
Merkmale des gehosteten VoIP-Dienstes
Die einzelnen Funktionen und deren Abrechnung variieren je nach Anbieter. Als Minimum können Unternehmen erwarten, dass sie alle Standard-Telefonfunktionen wie Voicemail, Konferenzgespräche und Kurzwahl erhalten. Unternehmen wechseln jedoch zu gehosteten VoIP-Lösungen, da sie im Vergleich zu herkömmlichen Telefonleitungen und TK-Anlagen für einen Bruchteil der Kosten auf viele weitere Funktionen zugreifen können. Hier sind einige gängige Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten:
- Ausgefeiltes Anrufmanagement: VoIP bietet die Flexibilität, Anrufe an verschiedene Standorte zu leiten, damit Außendienstmitarbeiter und Büroangestellte einen einheitlichen Ansprechpartner haben. Diese Art der Anrufverwaltung ist bei PBX-Systemen nicht möglich.
- Unbegrenzte Anrufe: Mit internetbasierter Kommunikation sind die Zeiten, in denen Sie für Ferngespräche bezahlen mussten, längst vorbei.
- Automatische Anrufbeantworter: VoIP-Hosts bieten in der Regel komplexe Menüs für die Anrufnavigation, mit denen Sie Anrufer an die richtigen Abteilungen weiterleiten können, ohne einen Mitarbeiter an der Rezeption zu beschäftigen, der die Anrufe entgegennimmt.
- Einfache Änderungen von Durchwahlen und Nummern: Die Aktualisierung Ihrer internen Netzwerke, Durchwahlen und Telefonnummern ist mit gehosteten VoIP-Lösungen, die für Unternehmen jeder Größe vollständig skalierbar sind, ein Kinderspiel.
- Sofortige Nachrichtenübermittlung: Verbinden Sie sich mit Ihren Teams und Kunden über eine Vielzahl von Wegen, einschließlich Instant Messaging-Funktionen.
- Erweiterte Voicemail-Funktionen: Voicemail können Sie in der Regel mit jedem Telefonsystem nutzen, aber VoIP-Systeme verfügen in der Regel über mehr Schnickschnack. Möglicherweise können Sie Ihre Sprachnachrichten in Textform diktieren und per E-Mail verschicken lassen.
- Integrierte Videokonferenzen: Nutzen Sie Ihr Telefonsystem, um sich mit Ihrem Team über Zoom oder Microsoft Teams oder eine andere praktische Plattform zu verbinden.
- Online-Fax: Und für die Branchen, die sich immer noch nicht von ihren Faxgeräten trennen wollen, können Sie Ihre Kommunikation mit dem internetbasierten Faksimile rationalisieren.
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Vorteile von gehosteten VoIP-Lösungen
Ein gehostetes VoIP-Kommunikationssystem ist für das digitale Zeitalter konzipiert. Die lange Liste von Funktionen, die bei PBX-Telefonsystemen einfach nicht verfügbar sind, reicht oft aus, um moderne Unternehmen zum Umstieg zu bewegen. Aber für den Fall, dass Sie noch ein paar mehr Gründe brauchen, hier sind die Vorteile eines digitalen Systems.
Sichere Kommunikation
Die über die Server geleitete Kommunikation verwendet automatisch fortschrittliche Verschlüsselungsschlüssel für integrierte Sicherheit. Ihre Telefongespräche, Videoanrufe und Direktnachrichten profitieren von demselben Sicherheitsniveau, das Sie von Ihren Internet-Netzwerken gewohnt sind.
Kosteneffiziente Lösungen
Einer der größten Vorteile der VoIP-Kommunikation ist die Erschwinglichkeit. Bedenken Sie: Wenn Sie ein analoges PBX-System verwenden, müssen Sie Leitungen in einer bestimmten Anzahl kaufen. Wenn Sie eine oder zwei Leitungen hinzufügen möchten, müssen Sie wahrscheinlich für eine weitere Leitung bezahlen, die 23 bis 28 Leitungen enthält. Das bedeutet, dass Sie immer für mehr bezahlen, als Sie benötigen. In diesem Fall ist gehostetes VoIP ein klarer Gewinner bei den Kosten.
Das monatliche, pauschale Preismodell, das von gehosteten VoIP-Anbietern verwendet wird, ist viel billiger und einfacher zu budgetieren, insbesondere für kleine Unternehmen und Startups ohne Cashflow. Unternehmen können für Hosting-Pakete zahlen, die genau die Anzahl der Nutzer abdecken, die sie benötigen. Und es ist nur der Service, denn der Hosting-Anbieter übernimmt die Kosten für Ausrüstung und Infrastruktur.
All-Inclusive-Service
Wenn Sie gehostete VoIP-Dienste erwerben, kümmert sich der Hosting-Anbieter um die Wartung und den technischen Support, so dass Sie bei Fragen oder Problemen einen Ansprechpartner haben. Für viele Unternehmen kann es von unschätzbarem Wert sein, nicht selbst für die Behebung von Netzwerkproblemen aufkommen zu müssen.
Vorausschauende Kommunikation für zukünftiges Wachstum gerüstet
Die Technologie prägt die Zukunft des Geschäftslebens. Während eine gehostete VoIP-Kommunikationslösung im Moment noch eine kluge Wahl ist, wird der Tag kommen, an dem sie notwendig sein wird. Die meisten Kunden haben sich bereits an die Omnichannel-Kommunikation mit den Marken, die sie lieben, gewöhnt. Und wenn wir diesen technologiegesteuerten Weg weiter beschreiten, werden die Verbraucher wahrscheinlich weniger Geduld für Marken haben, die mit den Einschränkungen alter Technologien im Schlamm stecken bleiben.
Das Fazit zu gehosteten VoIP-Diensten
Anbieter von gehostetem VoIP bieten eine einfach einzurichtende, kostengünstige Lösung, die für die nächste Generation der Unternehmenskommunikation unumgänglich ist. Die Möglichkeit, Außendienstmitarbeiter mit sicherer, verschlüsselter Kommunikation und einer einheitlichen Unternehmenspräsenz in Verbindung zu halten, ist ein großes Verkaufsargument. Da wir uns auf die Zukunft der Arbeit mit mehr hybriden Rollen und viel mehr Technologie in unseren Arbeitsabläufen einstellen, brauchen wir eine Kommunikation, die sich nahtlos integriert.
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