Der Arbeitsplatz, wie wir ihn kennen, verändert sich fast täglich.
Wir haben den Anstieg von Remote- und Hybridarbeit, globalen Teams und die Notwendigkeit einer einfachen Zusammenarbeit in jeder Umgebung beobachtet. Tatsächlich gaben im Jahr 2024 28,2 % der Vollzeitbeschäftigten an, in einem hybriden Modell zu arbeiten.
Die Anpassung an diese Trends hat neue Herausforderungen mit sich gebracht:
Aufrechterhaltung einer vernetzten Unternehmenskultur
Rationalisierung der Kommunikation zwischen Ihren Teams
Vollständige Transparenz und Zusammenarbeit der Mitarbeiter in hybriden Arbeitsumgebungen gewährleisten
Um all dies richtig zu machen, benötigen Sie die richtige Unified Communications-Lösung – eine Plattform, die Ihre Mitarbeiter nutzen können, um in diesem sich entwickelnden Arbeitsumfeld zu erstellen, sich zu verbinden und zusammenzuarbeiten.
Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen aller Branchen zu Unified Communications-Anbietern wechseln, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu rationalisieren, Kosten zu senken, die Zuverlässigkeit der Dienste zu verbessern und Skalierungsprobleme zu überwinden.
Dennoch bleibt eine Frage offen: Worauf sollten Sie bei einem Unified Communications-Anbieter achten?
Wir haben 7 Fragen zusammengestellt, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für einen Dienstanbieter entscheiden, damit Sie die richtige Entscheidung für Ihre nächste Unified Communications as a Service (UCaaS) Lösung treffen können.
Beginnen Sie mit der Evaluierung Ihrer geschäftlichen Anforderungen
Bei der Auswahl eines Managed Service Providers ist es wichtig, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu bewerten, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen finden.
Hier sind ein paar Dinge zu beachten:
Was sind Ihre Geschäftsziele, und wie kann ein Managed Service Provider Ihnen helfen, diese zu erreichen?
Was sind Ihre aktuellen IT-Herausforderungen, und wie kann ein Managed Service Provider sie lösen?
Wie sehen Ihre zukünftigen Wachstums- und Expansionspläne aus, und wie kann ein Managed Service Provider Sie dabei unterstützen?
Wie hoch ist Ihr Budget und welche Erwartungen haben Sie an die Preise und Vertragsbedingungen?
Wie arbeiten Ihre Teams zusammen?
Welche Funktionen sind ein Muss, und welche sind ein Nice-to-have?
Indem Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen bewerten, können Sie sich ein klares Bild davon machen, was Sie von einem Managed Service Provider erwarten und eine fundierte Entscheidung treffen.
Nun zu den entscheidenden Fragen, die Sie stellen müssen, um den perfekten UCaaS-Anbieter zu finden.
#1: Bieten Sie technischen Support während des Migrationsprozesses an?
Die Implementierung einer neuen UCaaS-Lösung ist nicht so einfach, wie einen Schalter umzulegen und Ihre neue Lösung zu nutzen. Ein zuverlässiges Support-Team ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Deshalb ist es wichtig, einen Anbieter zu finden, der Sie bei der Umstellung unterstützt und der über einen klaren Prozess verfügt.
Der Wechsel zu einem UCaaS-Anbieter braucht Zeit. Sie möchten, dass Ihr Anbieter Sie bei der Datenerfassung unterstützt, indem er Ihnen eine Liste mit den Informationen zur Verfügung stellt, die für einen reibungslosen Übergang unerlässlich sind. Schließlich erfordert die Einführung neuer Telefonsysteme und Anwendungen Schulungen und Support.
Wenn Sie planen, sich für Microsoft Teams zu entscheiden, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die verschiedenen Sprachoptionen zu verstehen, die Ihnen zur Verfügung stehen, und was Sie tun müssen, um sie zu aktivieren. Als Spezialisten für die Aktivierung von Microsoft Teams können wir Ihnen helfen, die beste Option für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Wenn Sie sich andere Lösungen auf dem Markt ansehen, benötigen Sie möglicherweise spezielle Integrationen, wenn Sie der Plattform Wählfunktionen hinzufügen möchten.
Welche Fragen sollten Sie also während dieses Prozesses stellen?
Was bietet der potenzielle UCaaS-Anbieter, um Ihr Unternehmen bei dieser Migration zu unterstützen?
Werden Lösungen angeboten, oder sind Sie auf sich allein gestellt, wenn Sie auf deren Dienste umsteigen wollen?
Ist Ihre IT-Abteilung für die Migration zu einem UCaaS-Anbieter gerüstet?
#2: Welche Lösungen bieten Sie über VoIP hinaus an?
Es ist selbstverständlich, dass ein UCaaS-Anbieter VoIP anbietet, aber welche anderen Lösungen sind in dem „einheitlichen“ Aspekt seiner Dienste enthalten?
Ein idealer Anbieter bietet die folgenden UCaaS-Lösungen an:
Hochwertige Audio- und Videokonferenzen
Funktionen für die Zusammenarbeit wie Dateifreigabe, Bildschirmfreigabe und Messaging
Ein nahtloses, geräteübergreifendes Erlebnis
Telefonfunktionen für Unternehmen
Verschiedene Service-Levels bieten maßgeschneiderte Support-Optionen für unterschiedliche Kundenbedürfnisse.
Wenn Ihr Unternehmen zu einem UCaaS-Anbieter wechselt, haben Sie mehr verdient als nur VoIP. Ihr Unternehmen sollte alle Tools erhalten, die es für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit benötigt.
Dies ist einer der größten Vorteile von Microsoft Teams und anderen All-in-One UC-Plattformen. Diese Plattformen können problemlos ein vollständig integriertes Unternehmenstelefonsystem unterstützen.
Der hybride Arbeitsplatz erfordert eine wirklich einheitliche Kommunikation, d.h. Ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, synchron oder asynchron zu kommunizieren, je nach den Anforderungen ihrer jeweiligen Rolle. Wenn ein UCaaS-Anbieter all dies nicht ermöglicht, ist er möglicherweise nicht der richtige für Ihr Unternehmen.
#Nr. 3: Bieten Sie Dienstleistungen für Unternehmen an?
Es gibt viele Unternehmen, die behaupten, Dienstleistungen auf Unternehmensniveau anzubieten. Viele von ihnen sind jedoch nicht in der Lage, mit den Anforderungen von Unternehmenskunden Schritt zu halten.
Um herauszufinden, welche potenziellen Anbieter in der Lage sind, ein hohes Datenaufkommen zu bewältigen, sollten Sie sich erkundigen, wie viel Kontrolle sie über Sicherheit, Skalierbarkeit und Qualität haben.
Viele Anbieter implementieren schnell neue SD-WAN-Lösungen, um eine bessere Bandbreitenverwaltung und Transparenz zu gewährleisten. Momentum kann Ihrem IT-Manager ein Portal zur Verfügung stellen, das es ihm ermöglicht, alle Benutzer in einem Netzwerk zu sehen, die Bandbreite für die verschiedenen von Ihnen genutzten Anwendungen zu priorisieren und die Bandbreite für die Dienste in diesem Netzwerk zu verwalten.
Je mehr Kontrolle ein Anbieter über das Netzwerk hat, das seine Dienste bereitstellt, desto besser. Ein idealer Anbieter hat so viel Kontrolle über die Infrastruktur, dass er Anrufen und anderen verzögerungsanfälligen Kommunikationstypen Vorrang vor weniger wichtigen Daten einräumen kann.
Alle diese Faktoren zusammen erhöhen die Sicherheit und reduzieren Ihre IT-Ausgaben.
#Nr. 4: Wo befinden sich Ihre Einrichtungen physisch?
Ein UCaaS-Anbieter, der Ihr Geschäft wert ist, bietet mehrere Präsenzpunkte (POPs), geografische Redundanz und zuverlässige Failover-Systeme, damit Ihre Kommunikation jederzeit reibungslos funktioniert.
Auf diese Weise werden Ihre Kommunikationsdienste nicht durch Naturkatastrophen und andere störende Ereignisse beeinträchtigt.
Dies ist die gleiche Logik wie bei anderen IT-Services, bei denen Redundanz und Verfügbarkeit Priorität haben. Momentum nutzt drei physische Standorte (Seattle, Dallas und Washington, D.C.), um die Redundanz unserer Services zu erhöhen.
In Wirklichkeit sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der sowohl Geo-Redundanz als auch Auto-Failover bietet. Wenn also ein Bereich des Netzwerks ausfällt, wird der Datenverkehr automatisch über den nächstbesten verfügbaren Standort geleitet.
#Nr. 5: Erlaubt Ihre Lösung die Integration von Drittanbietern?
Die Landschaft der Unified Communications verändert und entwickelt sich ständig weiter. Die Wahl des richtigen MSP gewährleistet eine nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Geschäftsanwendungen. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass ihre verschiedenen Dienste zusammenarbeiten, um ihre Aufgaben erfüllen zu können.
Es ist wichtig festzustellen, ob ein UCaaS-Anbieter Integrationen mit anderen wichtigen Geschäftsanwendungen, die Sie verwenden, zulässt.
Die meisten UCaaS-Anbieter verwenden integrationsfreundliche Plattformen, aber Sie sollten überprüfen, ob die von Ihnen benötigten Integrationen möglich sind. Und wenn der Anbieter sie nicht anbietet, ist er dann bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um diese Integration zu ermöglichen?
Integration ist heute ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Das ist einer der Hauptgründe, warum Microsoft Teams eine so attraktive Lösung für Unternehmen ist. Die Möglichkeit, innerhalb einer einzigen App-Oberfläche mehr zu erreichen, steigert die Produktivität Ihres Teams und ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zur hybriden Belegschaft.
Fragen Sie den Anbieter außerdem nach seiner Betriebszeitgarantie. Ein Netzwerk mit eingebauter Redundanz ist redundant genug, um eine Betriebszeit von über 99% zu garantieren.
#Nr. 6: Wie gehen Sie mit der Datensicherheit um?
Viele Unternehmen haben eine Art Aufsichtsbehörde, die den Umgang mit sensiblen Daten überwacht. Ein zuverlässiger technischer Support ist unerlässlich, um die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Wenn Sie einen UCaaS-Anbieter in Betracht ziehen, sollten Sie überlegen, wie die Daten, die Ihre Mitarbeiter übermitteln, gesichert werden. Hat der UCaaS-Anbieter jemals Zugang zu Unternehmensdaten? Werden Videokonferenzen, Sprachanrufe und andere Tools verschlüsselt, um die Sicherheit zu gewährleisten? Ist der Anbieter mit dem HIPAA und anderen wichtigen Gesetzen konform?
Anhand der Antworten auf die obigen Fragen können Sie feststellen, ob der betreffende UCaaS-Anbieter die Vorschriften der Aufsichtsbehörden einhält. Im Idealfall sind alle Daten verschlüsselt und der Anbieter hat keinen Zugriff auf sensible Informationen.
Ein idealer UCaaS-Anbieter greift niemals in irgendeiner Weise auf Unternehmensdaten zu. Alle Daten sollten zwischen den Endpunkten vollständig verschlüsselt und nur für autorisierte Benutzer zugänglich sein. Es gibt keinen Grund für einen UCaaS-Anbieter, den Inhalt der Kommunikation eines Unternehmens zu überwachen.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Skalierbarkeit und Flexibilität sind entscheidende Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines Managed Service Providers berücksichtigen sollten. Sie möchten einen Anbieter, der mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Anforderungen anpassen kann. Berücksichtigen Sie das Folgende:
Kann sich der Anbieter an Ihre wechselnden Bedürfnisse anpassen?
Bietet der Anbieter flexible Preisoptionen an, z. B. stundenweise oder monatliche Abrechnung?
Kann der Anbieter maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind?
Verfügt der Anbieter über eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei der Unterstützung von Unternehmen Ihrer Größe und Branche?
Durch die Wahl eines Anbieters, der Skalierbarkeit und Flexibilität bietet, können Sie sicherstellen, dass Ihre IT-Anforderungen erfüllt werden, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.
#Nr. 7: Bieten Sie speziellen Telefonsystem-Support an?
Was nützt eine UCaaS-Lösung, wenn sie keinen hochwertigen Support für ihr Telefonsystem bietet?
Was wir damit meinen, erfahren Sie hier. Wahrscheinlich wissen Sie bereits, was Microsoft Teams ist – es ist wohl die beste UCaaS-Lösung auf dem Markt, wenn es um Funktionalität, Integrationen und Unterstützung des gesamten Microsoft-Ökosystems geht. Bedenken Sie, wie viele Anrufe es braucht, um Probleme mit dem Telefonsystem zu lösen.
Aber der spezialisierte Telefonsystem-Support ist ein Bereich, in dem das Unternehmen Schwierigkeiten hat, weil die Netzwerktechnologie komplex ist. Und wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind, ist es eine noch größere Herausforderung, rechtzeitig Unterstützung zu erhalten. Sollte Ihr Telefonsystem ausfallen, können Sie nicht tagelang auf eine Antwort warten – Sie brauchen sofortige Unterstützung.
Deshalb ist es wichtig, mit einem UCaaS-Anbieter zusammenzuarbeiten, der sich mit komplexer Netzwerkarchitektur auskennt und weiß, wie Telefonsysteme innerhalb von Microsoft Teams funktionieren. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter wie Momentum stellt sicher, dass Ihr Telefonsystem genau nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert wird, dass Sie bei Bedarf Zugang zu hochwertigem und in den USA ansässigem Support haben und dass die Preise und die Qualität besser sind, als es die Calling Plans von Microsoft bieten können.
Preisgestaltung und Vertrag
Bei der Auswahl eines Managed Service Providers sind die Preise und Vertragsbedingungen von entscheidender Bedeutung. Sie möchten sicherstellen, dass Sie den besten Gegenwert für Ihr Geld erhalten und dass die Vertragsbedingungen mit Ihren geschäftlichen Anforderungen übereinstimmen.
Bedenken Sie Folgendes:
Wie ist die Preisstruktur, und gibt es versteckte Gebühren?
Wie lauten die Vertragsbedingungen, und gibt es Strafen für eine vorzeitige Kündigung?
Gibt es Rabatte für langfristige Verpflichtungen oder gebündelte Dienste?
Bietet der Anbieter flexible Zahlungsoptionen an, z. B. monatliche oder vierteljährliche Abrechnung?
Indem Sie die Preisgestaltung und die Vertragsbedingungen sorgfältig prüfen, können Sie sicherstellen, dass Sie ein faires Angebot erhalten und dass der Anbieter die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.
Suchen Sie einen UCaaS-Dienstleister? Momentum kann helfen
Unified Communications ist der Katalysator für den hybriden Arbeitsplatz. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich für immer verändert. Das bedeutet, dass jeder Arbeitsplatz eine UCaaS-Lösung benötigt, um verbunden zu bleiben und zusammenzuarbeiten.
Sie wissen jetzt, welche Fragen Sie einem potenziellen UCaaS-Anbieter stellen sollten, von der grundlegenden Funktionalität bis zur Sicherheit der Plattform. Wenn Sie die Fähigkeiten, die Redundanz und die Tools eines UCaaS-Anbieters kennen, können Sie entscheiden, ob er Ihren Anforderungen entspricht.
Haben Sie noch Fragen zu UCaaS? Setzen Sie sich noch heute mit unserem Team in Verbindung, um die besten Optionen zur Unterstützung einer effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation in jeder Arbeitsumgebung zu entdecken.
