Wenn Sie diesen Beitrag lesen, sind Sie wahrscheinlich bereit, auf ein spezielles Voice-over-Internet-Protocol (VoIP )-System umzusteigen, um die Kommunikationsmöglichkeiten Ihres Unternehmens zu verbessern, die Kosten zu senken und eine effektive Umgebung für die Arbeit an entfernten Standorten zu schaffen.
Bei all den Vorteilen, die VoIP bietet, ist es nicht verwunderlich, dass sich Unternehmen auf diese Technologie stürzen. Aber w
Die Umstellung auf VoIP ist zwar insgesamt ein relativ einfacher Prozess, aber es kann schwierig sein, den besten VoIP-Dienstanbieter für die verschiedenen Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen.
Es gibt keinen Grund zur Sorge, denn unsere vertrauenswürdigen Experten der Kommunikationsbranche bei Momentum sagen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl des besten VoIP-Dienstes für die Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens achten sollten.
Die 20+ wichtigsten VoIP-Funktionen, die Ihr Unternehmen braucht
Es gibt eine riesige Auswahl für Unternehmen, wenn es um die Wahl eines VoIP-Dienstanbieters geht, und es kann schwierig sein, herauszufinden, welche Anbieter alle Ihre Anforderungen optimal erfüllen. Bei einigen VoIP-Anbietern können Sie nur Anrufe an andere Nutzer desselben Dienstes tätigen. Andere hingegen ermöglichen es, Anrufe von jedem zu tätigen und zu empfangen, der über eine Telefonnummer verfügt, egal ob es sich um ein Orts-, Fern- oder Mobiltelefon oder sogar um ein internationales Telefon handelt.
Um Ihnen und Ihrem Unternehmen den Entscheidungsprozess zu erleichtern, haben wir eine umfassende Liste der 20+ wichtigsten VoIP-Funktionen zusammengestellt, die Ihr Unternehmen von jedem Anbieter erhalten sollte, für den es sich entscheidet.
1. Mobile App Konnektivität
Einer der entscheidenden Vorteile von VoIP-Netzwerken ist, dass sie in erster Linie von der Software gesteuert werden und nicht von der Hardware eingeschränkt werden.
Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, sich direkt von ihrem Smartphone aus mit dem VoIP-System zu verbinden, indem sie eine speziellen mobilen VoIP-Anwendungund ermöglicht so die nahtlose Einrichtung eines flexiblen virtuellen Büros. Dies ist ein Vorteil für diejenigen, die von überall aus mit Kollegen oder Kunden in Kontakt treten müssen, um aus der Ferne zu arbeiten.
2. Erweiterte Anrufverwaltung
Ein fortschrittliches Anrufmanagement ist eine wichtige Komponente jedes Telefondienstes, der von Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen genutzt wird.
Es ermöglicht Benutzern, eingehende Anrufe zu priorisieren, weiterzuleiten, zu halten und sogar zu blockieren, und unterstützt so aktiv den Frontdesk-Betrieb und reduziert gleichzeitig die Frustration der Kunden. Ein effektives Anrufmanagement kann auch die Gesamtqualität der Anrufe und die Wirkung der VoIP-Kommunikation erheblich verbessern.
3. Auto Attendant
Die automatische VoIP-Anrufannahme bietet Unternehmen die Möglichkeit, große Mengen eingehender Anrufe zu bearbeiten, Kunden mit den gewünschten Empfängern zu verbinden und sogar ihre Probleme mit bestimmten voreingestellten Funktionen direkt zu lösen.
Mit dieser Funktion entfällt die Notwendigkeit eines menschlichen Telefonistin der den ganzen Tag über ruhig, fröhlich und höflich bleiben muss. So können Sie nicht nur die Gesamtkosten für die Einstellung von Mitarbeitern senken, sondern auch dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben und Ihre Kunden mit Ihren Telefondiensten zufrieden sind.
4. VoIP-Anrufer-ID
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein VoIP-System nutzt oder nicht, gehört die Anrufer-ID zu den wertvollsten Funktionen, die eine Telefonanlage ihren Benutzern bieten kann.
Mit der VoIP-Anrufer-ID können Ihre Mitarbeiter – wie bei jeder anderen Form der Anrufer-ID – sehen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt versucht, Ihr Unternehmen zu kontaktieren. Die Kenntnis dieser Informationen kann bei der Priorisierung von Anrufen von großem Nutzen sein und den Mitarbeitern helfen, den effektivsten Aktionsplan für die Bearbeitung von Anrufwarteschlangen zu entwickeln.
5. Anrufumleitung
Generell ist es für die meisten Unternehmen wichtig, wichtige Anrufe nicht unbeantwortet zu lassen, auch wenn Mitarbeiter nicht erreichbar oder gerade nicht im Büro sind. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen in einer kommunikationsintensiven Branche tätig ist und auf alle eingehenden Anrufe angewiesen ist, um Gewinne zu erwirtschaften oder Kundenbeschwerden zu bearbeiten.
Automatische VoIP- und Anrufweiterleitungsfunktionen können unbeantwortete Anrufe von Bürotelefonen auf Mobiltelefone oder andere dafür vorgesehene Geräte weiterleiten, was den Mitarbeitern Flexibilität bietet und sicherstellt, dass Kunden immer jemanden erreichen können, der ihnen helfen kann.
6. Anrufe weiterleiten
Die Weiterleitung von Anrufen ist wohl eine der wertvollsten Funktionen der VoIP-Technologie, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, die täglich ein hohes Anrufaufkommen haben.
Die Mitarbeiter können eine nahtlose Verbindung zwischen dem Anrufer und dem gewünschten Empfänger herstellen , indem sie entweder eine schnelle kalte Weiterleitung senden oder eine einfache Einführung geben, die für eine warme Weiterleitung erforderlich ist.
7. Anrufwarteschlangen
Eine weitere wichtige VoIP-Funktion, die sich perfekt für Unternehmen eignet, die täglich ein hohes Anrufaufkommen verzeichnen, ist die so genannte Warteschleifenfunktion, die eine automatische und strategische Verteilung eingehender Anrufe an bestimmte Mitarbeiter, Teams und Abteilungen ermöglicht.
Diese Funktion verkürzt die Wartezeiten für Kunden und ermöglicht es den Teams im Front-Office, mehr Anrufe auf einmal zu bearbeiten.
8. Benutzerdefinierte Musik in der Warteschleife
Warteschleifen und Weiterleitung von Anrufen können zwar viel dazu beitragen, lange Wartezeiten für Kunden zu verkürzen, aber es ist unwahrscheinlich, dass man sie ganz loswerden kann. Aus diesem Grund müssen Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, die Wartezeiten für ihre Kunden zu verkürzen und vielleicht sogar zu verlängern.
Das Hochladen und Abspielen beliebter Audiodateien, während ein Kunde auf eine Antwort wartet, kann ein guter Anfang sein und nimmt dem Kunden den Ärger, den er durch das Warten in der Stille empfinden könnte.
9. Anruf-Screening
Das VoIP-Anrufscreening ermöglicht es Mitarbeitern, intelligentere Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, einen eingehenden Anruf anzunehmen, abzulehnen oder zu eskalieren.
Sie haben sogar die Möglichkeit, Anrufe direkt an die Voicemail zu senden. Diese Funktion arbeitet mit der Anrufer-ID zusammen und trägt dazu bei, unerwünschte Anrufe, Spam und andere Arten unerwünschter Anrufe, die die Produktivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen können, zu reduzieren.
10. Anrufbenachrichtigungen
Es ist nicht nur wichtig, dass Unternehmen Anrufe generell entgegennehmen, sondern auch, dass sie diese schnell beantworten, selbst wenn es nur darum geht, den Anrufer zu bitten, einen Moment in der Warteschleife zu warten.
VoIP-Anrufbenachrichtigungsfunktionen senden E-Mails an bestimmte Mitarbeiter, wenn ein bestimmter Anruf eingeht. Wenn Sie diese Funktion optimieren, können Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Kunden sofort mit den zuständigen Kundenbetreuern oder anderen hochrangigen Mitarbeitern verbunden werden.
11. Prioritätswarnungen
Prioritätswarnungen sind eine fantastische Funktion, die Mitarbeitern erweiterte Informationen zu jedem Anruf liefert, der in einem Unternehmen eingeht.
Wenn Sie diese Funktion konfigurieren, können Unternehmen bestimmte Klingeltöne und andere identifizierbare Merkmale einstellen , um die Anrufe von besonders geschätzten Kunden zu kennzeichnen.
12. Anonyme Ablehnung von Anrufen
Ob im Geschäfts- oder Privatleben, die Wahrheit ist, dass nicht alle Anrufe es wert sind, angenommen zu werden. Sie möchten nicht, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit damit verschwenden, sich mit einer ständigen Welle von Anrufen zu beschäftigen, die sie davon abhalten, sich um die Bedürfnisse legitimer Kunden zu kümmern.
Zum Glück können die Funktionen zur Abweisung anonymer Anrufe verhindern, dass blockierte und anonyme Anrufer-IDs durchgelassen werden.
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13. Wählen von Nebenstellen
Mit der Durchwahl können VoIP-Benutzer ein Durchwahlsystem für ihr Unternehmen anpassen und verwalten, was von Vorteil ist, wenn das Unternehmen mehrere Teams oder Abteilungen umfasst.
Diese Funktion führt auch zu kürzeren Wartezeiten für die Verbraucher und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung ihrer Probleme. Je nach VoIP-Dienst können die Durchwahlen zwischen 2 und 5 Ziffern umfassen.
14. Voicemail
Leider gibt es Zeiten, in denen Anrufe nicht zu einer bestimmten Zeit angenommen werden können. Daher müssen Unternehmen ihren Kunden die Möglichkeit bieten, eine Voicemail zu hinterlassen.
So haben die Kunden das Gefühl, dass sie mit ihrem Anruf keine Zeit verschwenden. Idealerweise sollten Ihre VoIP-Voicemail-Dienste auch Voicemail-Ansagen und Weiterleitungsoptionen als Teil ihrer Basispakete enthalten. Fortgeschrittene Optionen können jedoch auch die Optionen Voicemail an E-Mail und Voicemail an Text umfassen .
15. Benutzerdefiniertes Freizeichen
Etablierte Unternehmen und Marken müssen sich durch eine klare Identität abheben.
Benutzerdefinierte Rückruffunktionen, die es Marken ermöglichen, die Nachrichten, die Kunden während des Rückrufs hören, voreinzustellen, können dabei hilfreich sein. Unternehmen können speziell angefertigte Audiodateien abspielen, die einen einzigartigen Firmenjingle oder ein beliebtes Soundbyte enthalten, das mit ihrer Marke assoziiert wird.
16. Kurzwahl
Die Kurzwahl ist eine weitere wichtige Funktion für Unternehmen, die in anrufintensiven Branchen tätig sind. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, eine kürzere Ziffernfolge zu wählen, um Anrufe an häufig verwendete Nummern schneller zu tätigen. Außerdem können sich die Mitarbeiter so weniger Telefonnummern merken.
17. Instant Messaging
Viele Kunden in der heutigen Zeit ziehen es vor, Instant Messaging-Apps zu nutzen, anstatt zu telefonieren, insbesondere Millennials und GenZers.
Dieser Trend wird sich wahrscheinlich auch bei künftigen Generationen fortsetzen, so dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass sie den Trends folgen. Zum Glück bieten viele VoIP-Telefonanlagen und PBAX-Systeme Instant Messaging-Funktionen.
18. Anrufaufzeichnung und Bewertung
Ein weiterer fantastischer Vorteil der VoIP-Technologie ist die einfache Aufzeichnung von Telefongesprächen, die dazu beitragen kann, die Unternehmensleistung und den Kundenbetreuung.
Die Überprüfung von Telefongesprächen kann Unternehmen auch dabei helfen, bessere Qualitätsstandards festzulegen, die Kundenbindung zu erhöhen, den Umsatz zu steigern und vieles mehr.
19. Drei-Wege-Anrufe
Viele Unternehmen benötigen die Möglichkeit, dass mehr als zwei Personen gleichzeitig an einem Gespräch teilnehmen können, daher sind VoIP-Drei-Wege-Anrufe ein absolutes Muss. Glücklicherweise sind sie bei den meisten VoIP-Diensten standardmäßig enthalten.
20. Videokonferenzen
Videos können einen erheblichen Unterschied in der Qualität der Kommunikation ausmachen, wenn Menschen von verschiedenen Standorten aus ein Treffen abhalten müssen. Sie sind auch ein viel effektiveres Verkaufs- und Marketinginstrument als Telefongespräche allein.
21. Eine gebührenfreie Nummer
Viele kundenorientierte Unternehmen haben typischerweise gebührenfreie Nummern die ortsfremde Kunden nutzen können, ohne sich über zusätzliche Gebühren auf ihrer Telefonrechnung Gedanken machen zu müssen. Die Kunden wissen diese Funktion zu schätzen und werden sich in Zukunft eher an Ihr Unternehmen wenden.
22. Eine kostenlose lokale Rufnummer
Anstelle der traditionellen Festnetznummern bieten viele VoIP-Dienste ihren Nutzern eine kostenlose lokale Telefonnummer an, damit Unternehmen auf dem lokalen Markt sichtbar bleiben. Dieser Faktor kann es auch wahrscheinlicher machen, dass lokale Verbraucher die Anrufe eines Unternehmens annehmen.
23. Online-Fax
VoIP-Dienste bieten verschiedene Möglichkeiten für den Online-Versand von Faxen, z. B. direkt über E-Mails oder von herkömmlichen Faxgeräten aus. Auch wenn Faxe nicht mehr so wichtig und üblich sind wie früher, ist es gut zu wissen, dass VoIP den Prozess für die Nutzer vereinfachen kann.
24. SIP-Trunking
SIP steht für Session Initiation Protocol, und SIP-Trunking ermöglicht es Unternehmen, Anrufe von ihrer Telefonanlage oder ihrem PABX-System über ein IP-Netzwerk zu senden und zu empfangen , um die Qualität ihrer Kommunikationsnetzwerke zu verbessern.
25. Upgrade-Optionen
Unabhängig davon, wie gut Ihre aktuellen VoIP-Funktionen sind, ist es immer gut zu wissen, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihre bestehenden Systeme aufzurüsten und noch mehr Funktionen freizuschalten. Informieren Sie sich über die verschiedenen Servicepakete, die Ihr VoIP-Anbieter anbietet, um herauszufinden, welche zusätzlichen Funktionen Sie später freischalten können, wenn Sie diese benötigen.
Letzte Faktoren, die zu beachten sind
Die Sicherstellung, dass Ihr Unternehmen Zugang zu all diesen wesentlichen VoIP-Funktionen (und mehr) hat, ist ein wichtiger Schlüssel bei der Suche nach dem bestmöglichen VoIP-Dienstanbieter für Ihre Bedürfnisse.
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